Assistante de Direction

Poste à pourvoir**Assistante de direction (H/F) auprès de la directrice de l’information, de la communication et de l’engagement des usagers (DCIEU)**
- Emploi- Secrétaire de direction (H/F)
Filière : appui au management et au pilotage- Emploi-repère- Secrétaire de direction- Catégorie d’emploi- Catégorie 3- Type de contrat- Contrat à durée indéterminée / Temps complet- Motif- Remplacement de personnel permanent- Localisation- Saint-Denis (93)- Rémunération-
**DESCRIPTION DU POSTE A POURVOIR**

**Missions générales**
- Vous aurez pour mission d’appuyer la directrice de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) et son adjointe pour démultiplier leur activité et leur faire gagner du temps.

Secrétariat de la directrice
- Assurer en toute autonomie la gestion de l’agenda et l’organisation de réunions internes et externes,
- Assurer la gestion de la boîte mails,
- Gérer et suivre des dossiers spécifiques et/ou sensibles de la directrice, responsable, notamment confidentiels ou réservés,
- Préparer et organiser les déplacements individuels et/ou collectifs.

Appui logistique et organisationnel
- Assurer l’organisation et le suivi, élaborer les ODJ et les dossiers, et le cas échéant rédiger et transmettre les relevés de décision:

- Des réunions hebdomadaires du CODCIEU (managers de la DCIEU),
- Des réunions trimestrielles de coordination de DCIEU avec les autres directions de la HAS,
- Des réunions mensuelles rassemblant l’ensemble des collaborateurs de la direction,
- De toutes autres réunions ou séminaires qui s’avéreraient importants pour le bon fonctionnement de la direction,
- Constituer un fond de dossier sur un sujet donné avec des informations à jour (internes HAS et /ou externes),
- Organiser, alimenter le partage et le classement de documents, notamment sur Teams,
- Faciliter la circulation des informations de nature à intéresser tout ou partie des collaborateurs de la direction,
- Veiller à la qualité des relations avec les interlocuteurs des autres directions et services, partager les bonnes pratiques,
- Rédiger, à partir d’indications, des projets de courrier,
- Elaborer ou participer à l’élaboration, mettre en forme et diffuser des documents (rapport, diaporama, note, message, mail interne ),
- Être le référent de la charte de conservation des documents de la DCIEU.

Fonctionnement
- Assurer la gestion et le suivi administratif des dossiers de la directrice
- Participer à la préparation du budget annuel de la direction
- Suivre l’exécution budgétaire
- Concevoir et actualiser des tableaux de bord d’activité, bilans d’activité
- Être force de proposition sur les outils à mettre en place pour optimiser en continu le fonctionnement de la direction,
- Être le référent de la charte de conservation des documents du SCI
- Suivre les indicateurs d’activité du SCI

**Direction et service d’affectation**
- Direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU)

La direction de la communication, de l’information et de l’engagement des usagers (DCIEU) est chargée, sous la responsabilité d’une directrice et de son adjointe, de concevoir et de mettre en place la stratégie de communication et d’information de l’institution. Elle en promeut le positionnement, l’image et les activités et facilite l’appropriation de ses productions par ses différents publics. Elle définit la politique d’implication de la société civile.
Elle est et organisée en 4 services - le service communication et information (SCI), le service presse (SP), le service documentation et veille (SDV) et le service engagement des usagers (SEU) - et compte une cheffe de projet en charge de l’amélioration de l’impact des recommandations.

**PROFIL RECHERCHE**

**Formation**
- De Bac à Bac + 3 en appui au management / secrétariat / gestion-administration**Expérience**

Vous pouvez idéalement vous prévaloir d’une première expérience sur un poste avec des activités similaires.**Compétences**
- Pour mener à bien les missions du poste, vous savez comprendre et traduire les intentions et contraintes de votre responsable pour démultiplier son action. Vous savez mettre en œuvre rapidement les missions qui vous sont confiée. Un grand sens de la confidentialité est essentiel.

Doté(e) d’un excellent relationnel et d’un véritable esprit d’équipe, vous faites preuve de rigueur et d’un grand sens de l’organisation. Réactivité et sens des priorités sont nécessaires au regard des nombreuses interactions quotidiennes caractérisant ce poste, en particulier en interne avec l’ensemble des services de la HAS.

Polyvalent(e) et entreprenant(e), vous apportez une contribution active à la construction et à l’organisation du collectif de travail.

**LA HAUTE AUTORITÉ DE SANTÉ**

Autorité publique indépendante à caractère scientifique, l