Assistant de Direction

A temps complet
Fonctionnaire détaché ou contractuel en CDI
A pourvoir dès que possible
Poste basé à Saint-Denis (93)

**L’établissement**
L’Agence de la biomédecine est un établissement public administratif de l’Etat placé sous la tutelle du ministère chargé de la santé. L’Agence encadre, supervise, accompagne et évalue les activités dans les domaines du prélèvement et de la greffe d’organes, de tissus et de cellules, ainsi que dans les domaines de la procréation, de l’embryologie et la génétique humaines, de la recherche sur l’embryon et les cellules souches embryonnaires humaines. Elle remplit à la fois des missions d’encadrement et d’expertise et des missions opérationnelles, qui implique, pour certains de ses services, un fonctionnement 24/24 et 7j/7 (par exemple pour la répartition des greffons).

L’Agence accueille 253 collaborateurs qui travaillent essentiellement au siège situé à Saint-Denis (93) ; une cinquantaine d’agents exercent leurs fonctions dans les services territoriaux en région.

L’Agence de la biomédecine est dirigée par une directrice générale appuyée par deux directeurs généraux adjoints : un directeur général adjoint en charge de la politique médicale et scientifique et un directeur général adjoint chargé des ressources.

**Environnement du poste**

La Direction Procréation, Embryologie et Génétique humaines (DPEGH), qui relève de la direction générale médicale et scientifique (DGMS), est constituée de trois pôles qui couvrent ses champs d’activité:
L’assistance médicale à la procréation (AMP),

L’encadrement et le suivi des activités de diagnostic prénatal, de diagnostic préimplantatoire et de diagnostic génétique postnatal,
- L’évaluation statistique des activités d’AMP et de diagnostics (préimplantatoire, pré et post natal).

Placé(e) sous la responsabilité du directeur de la DPEGh, le/la assistant(e) de direction assure un rôle de secrétariat traditionnel et de missions spécifiques de gestion d’expertise en rapport avec les actions stratégiques en matière de procréation, d’embryologie et de génétique humaines (PEGh).

**Missions principales**

**1. Secrétariat traditionnel pour les médecins et personnels de la direction PEGh, avec une intervention privilégiée sur le secteur de l’assistance médicale à la procréation**:
accueil téléphonique, prise de notes, de rendez-vous, messages ;
gestion des agendas, notamment la mise à jour de l’agenda électronique de la direction ;
frappe et mise en forme des documents, courriers, notes, rapports ;
suivi des documents soumis à avis ou à signature ;
publipostage de courriers ;
classement et archivage des courriers et documents ;
organisation de réunions de la direction et d’experts en interne ou en externe, ou de formations organisées par la direction ;
gestion des déplacements, missions et congrès, suivi des frais de missions en lien avec le pôle frais de missions, y compris procédure sur SAP et liens avec l’agence comptable et la DAF ;
gestion des demandes de travaux (diaporama, poster, ), de fournitures et des commandes ;
- mutualisation et coordination avec ses collègues de la DGMS.

**2. Missions spécifiques liées à la direction PEGh avec une intervention privilégiée sur le secteur de l’assistance médicale à la procréation**:
contribution à la gestion organisationnelle des travaux en lien avec l’action de territorialisation du plan PEGh auprès des agences régionales de santé (ARS) ;
contribution à la gestion organisationnelle de la mission d’appui et de soutien auprès des centres AMP ;
contribution à la gestion organisationnelle de la mission sur le suivi de la santé des femmes et des enfants en AMP ;
gestion des groupes de travail (renouvellement des membres, envoi des ordre du jour et comptes rendus ) ;
gestion des déclarations d’intérêt des experts des groupes de travail en lien avec la cellule de déontologie - mise à jour des connaissances juridiques et réglementaires sur les procédures établies par les décrets et arrêtés relatifs à l’AMP ;
- information des professionnels aux différentes procédures.

**Relations fonctionnelles**

L’assistant(e) de direction est l’interface entre la DPEGh et les autres directions ou pôles de l’agence dans l’organisation du travail en transversal.

**Spécificités et contraintes du poste**
- Complémentarité des activités entre les deux postes de secrétariat de la Direction PEGh ;
- Coordination fonctionnelle avec les autres secrétaires-assistantes de la DGMS.

**Connaissances, compétences et aptitudes**

Formation : baccalauréat minimum ;
Bonne connaissance des logiciels bureautiques, notamment Word, Excel, Access, Powerpoint ;
Connaissance de la base de données de structures et autorisations ;
Bonne capacité relationnelle ;
Rigueur, autonomie ;
- Bonne optimisation du temps de travail.

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