Un(E) Secrétaire de Direction

**Un(e) Secrétaire de Direction**

CDI - Temps plein

Poste à pourvoir dès que possible

Poste basé à Châtillon sur Cluses (74)

La Fondation Alia intervient dans le secteur sanitaire, médico-social et social en assurant la gestion d'établissements de

santé privé d'intérêt collectif (ESPIC).

Reconnue d'utilité publique, la Fondation fonde son action et l'exercice de ses missions sur les valeurs suivantes:

- Le **respect **de la personne, de ses choix et convictions, de son intimité et de ses droits,
- La **solidarité** par le choix d'être à but non lucratif et de favoriser l'accueil de tous sans discrimination,
- La **qualité** de la prise en charge, de l'accompagnement et l'écoute des patients et leur entourage,
- La **proximité** en choisissant de répondre aux besoins des hôpitaux et de la population du secteur.

Au cœur d'une région attrayante, située à proximité d'Annecy et de Genève, la Fondation Alia regroupe plusieurs sites

répartis sur la Savoie et la Haute-Savoie et intervient dans 7 spécialités : Médecine, cancérologie-oncologie, soins

palliatifs, protection de l'enfance, handicap, soins de suite et réadaptation, gériatrie et formation.

Vous exercez vos fonctions au sein de 2 MECS d’une capacité de 50 places chacune dont la mission principale est l’accueil

et l’accompagnement socio-éducatif de jeunes mineurs non accompagnés bénéficiaires des prestations relevant de la

protection de l’enfance du Conseil Départemental. Votre lieu de travail est situé à Chatillon sur Cluses (74) avec des

déplacements réguliers sur le site de Passy (74).

Sous l’autorité du Directeur du secteur Protection de l’Enfance de la Fondation et en collaboration avec l’équipe

pluridisciplinaire, vous assurez le suivi des dossiers confiés par la Direction de la MECS et apportez une aide

administrative aux équipes éducatives et sociales.

Ainsi, vos missions principales sont:

**Mission de secrétariat**:

- Assurer le secrétariat éducatif sur les deux MECS : traiter les courriers et courriels adressés aux

établissements.
- Mettre en forme et envoyer les rapports éducatifs.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique.
- Organiser les réunions non éducatives et en rédiger les comptes rendus.
- Assurer l’archivage des documents.

**Mission administrative**:

- Constituer les dossiers des jeunes accueillis en collaboration avec la Juriste.
- Suivre les dossiers administratifs des jeunes accueillis (admissions, dossiers scolaires ), en lien avec la

Coordinatrice et la Cheffe de service éducative.
- Préparer les statistiques nécessaires à l’élaboration du rapport d’activité.
- Assurer le suivi des visites à la Médecine du travail.
- Suivre les plans d’actions institutionnels ainsi que les indicateurs.
- Assurer la mise à jour des tableaux de bord mensuel des effectifs, en lien avec la coordinatrice.
- Enregistrer les mouvements de caisse et mettre à jour le tableau de suivi.
- Collecter les justificatifs de dépenses pour transmission au service comptabilité après validation de la Cheffe

de service.
- Assurer le suivi administratif des opérations de maintenance (tableau de suivi, classement des rapports ).
- Commander les fournitures pour l’établissement, centraliser les bons de commande et de livraison et faire le

lien avec les différents fournisseurs.

**Mission de communication**:

- Assurer la diffusion des notes de service, des notes d’information et des plannings émanant de la Direction

ainsi que tout document nécessaire au bon fonctionnement des établissements.
- Transmettre aux salariés leurs documents contractuels.
- Transmettre au service RH, les informations liées à la vie du contrat des salariés : arrêts de travail, congés

payés, suivi des heures
- Participer à la démarche de communication en collaboration avec les services de la Fondation : Mise à jour

du site internet de la Fondation
- Participer à la démarche qualité et gestion des risques du secteur protection de l’enfance en collaboration avec

le Responsable du service qualité : démarche processus qualité, DUERP

**Titulaire d'un diplôme ou d’une certification de niveau BAC+2 (type BTS)**, vous justifiez d’une bonne connaissance du

secteur social et bénéficiez, si possible, d'une **expérience confirmée sur un poste similaire de préférence dans le secteur de**

**la protection de l’enfance**.

Vous maîtrisez les outils informatiques et logiciels bureautiques et bénéficiez de bonnes capacités rédactionnelles, de synthèse et

de reporting.

Rigoureux(se) et méthodique, vous savez faire preuve d’autonomie dans l’organisation de votre travail.

Vous êtes connu(e) pour votre discrétion ainsi que pour votre sens développé de l’accueil et du contact.

**Rémunération**: Selon la convention collective CCN51 (à partir de 2 190.23€ bruts par mois), + reprise d’ancienneté + prime de

présence trimes