Assistant de Direction de Centres Commerciaux

Advantail est le partenaire des lieux de commerce qui associe sens et performance.

Les équipes Advantail, commerçantes et engagées, gèrent 13 lieux de commerce en France et en Suisse, outlets, centres commerciaux, retail parks, galeries de centre-ville.

Advantail - au-delà de son rôle de gestionnaire - associe le property management, retail management, commercialisation et green transformation.

Nous souhaitons plus que jamais donner du sens à notre mission:
**promouvoir un mode de consommation raisonnée et une gestion responsable des lieux**,

guidés par les valeurs que nous incarnons, fondées sur l’engagement, le dépassement, l’intégrité, la proximité et le plaisir.

Avantages:

- Mutuelle
- 50% Transports
- RTT

**Objectifs et enjeux du poste**:
Le collaborateur aura pour objectif d’assurer le travail de pré-comptabilisation comptable inhérent à la Direction de Centre (engagement, suivi, facturation) ainsi que d’assurer l’assistanat du Directeur sur toutes ses missions (Technique, Marketing, Relationnel). Pour ce faire, il sera amené à exercer les missions suivantes:
**Responsabilités permanentes et missions ponctuelles**:
**Assurer l’assistanat de la Direction de Centre à travers les missions suivantes**:

- Accueil téléphonique des enseignes, des clients et des prestataires
- Gestion des communications internes et externes du Centre, en tant que point d’entrée principal en la matière (Qualification, hiérarchisation et orientation des appels avec Le directeur)
- Tenue des agendas
- Organisation des rendez-vous et réunions sur la base des données fournies par le directeur, rédaction et diffusion des comptes rendus de réunion
- Mise à jour des bases de données (fournisseurs, enseignes locales, Direction d’enseigne dans un fichier commun et sous Outlook)
- Gestion des courriers entrants et sortants
- Présentations Powerpoint
- Gestion des stocks de fournitures administratives et frais de téléphonie
- Suivi des outils informatiques et d’impression
- Réalisation des affiches d’information (peinture fraiche, hors service,)
- Suivi administratif des dossiers prestataires (Kbis, Assurance, Attestations...) conformément à la procédure Advantail
- Suivi comptable et budgétaire : les devis, préparation de l’arrêté de l’année « N-1 », estimation du probable de fin d’année, dénonciation des contrats, échéanciers des contrats, suivi des budgets (saisie des contrats, des bons de commande, de livraison, à payer ), en se portant garant de la fiabilité des informations passées, envoi des pièces à la comptabilité pour paiement, assurer les relances facturation et paiement
- Contacts avec les autorités de tutelle et les différents services du siège, etc.
- Assistanat de la Direction de centre et du siège dans les relations avec les Assurances, dans une optique de maintien et d’amélioration des Immeubles ainsi que de protection des biens et des personnes : déclarations de sinistres avec des tiers, suivi, relances etc.
- Archivage des baux, des renouvellements ou autres conventions d’occupation précaire, avenant, correspondances, contact avec l’huissier de justice ; assurer le suivi des entrées et sorties sur sharepoint, réception des doubles des PV.
- Gestions les infractions au Règlement Intérieur du Centre Commercial

**Assister le Directeur du centre dans le suivi retail du site à travers les missions suivantes**:

- Collecte mensuelle, saisie des données économiques (CA, clients, etc.) dans les outils de reporting en vigueur ; analyse des données économiques pour en ressortir les incohérences
- Réalisation et diffusion des reportings mensuels des données économiques (pour les enseignes et les investisseurs)
- Réalisation du reporting bailleur
- Organisation des réunions enseignes (aide à la préparation du support, suivi des participants, préparation de la salle et de l’accueil)
- Préparation du dispositif opération commerciale, récolte des offres, établissement des bilans

**Assister le Directeur de centre dans le suivi technique et travaux**:

- L’organisation de la consultation des prestataires
- Refonte des cahiers des charges de contrats
- Rédaction des appels d’offre le cas échéant
- L’organisation des commissions de sécurité (convocations, PV, préparation des dossiers, suivi des réserves, etc.)
- La recherche et récolte les données nécessaires à l’élaboration des statistiques sécurité-sûreté / données fluides

**Assister le Directeur de centre dans le suivi marketing**:

- La mise en place de la politique marketing du Centre (relance prestataire, communication auprès des enseignes, aide à la réalisation des différentes présentations)
- La Préparation et le suivi des Assemblées générales ordinaires de l’association des commerçants (le cas échéant), les formalités administratives

**Déploiement de la stratégie RSE**:

- Mettre en œuvre la stratégie group