Assistant.e de La Direction

**DESCRIPTION DU POSTE**

**ASSISTANT.E DE LA DIRECTION**

IEC International SAS est une société de conseil privée dans le domaine des transports en format tech think-tank, située à Paris.

IEC International propose des solutions d’amélioration de services, de performance et d’économie des systèmes de transports ferroviaires et urbains, en alliant les technologies informatiques, les connaissances macroéconomiques et les algorithmes de modélisation. A part les services de conseil, IEC International propose aussi le logiciel pour usage professionnel qui contient plusieurs fonctions liées à la modélisation des flux, des routes et des tarifs des systèmes de transports, ainsi que des effets socio-économiques des projets réalisés.

IEC International fait partie d’InfraEconomy Group établi selon un accord d’alliance avec IEC : Applications and services (Dubai), qui est le propriétaire du logiciel TMF et qui possède en plus une équipe de développeurs informatiques. Les décisions stratégiques, ainsi que la politique RH des deux entreprises sont contrôlées par le

Conseil des Partenaires, dont les fondateurs des deux entreprises font partie.

**TYPE DE CONTRAT ET PRISE DE POSTE**

Type de contrat : CDD de 3 mois, convertible en CDI.

Prise de poste : à pourvoir dès que possible.

**MISSION ESSENTIELLE**

Assister la direction dans toutes les tâches de préparation de documents de communication, d’accueil de clients, de gestion administrative interne et de gestion de planning des collaborateurs et de leurs déplacements professionnels.

**ACTIVITES PRINCIPALES**

**Communication interne et externe**:

- accueillir les clients et les partenaires ;
- répondre aux appels téléphoniques et aux courriels généraux ;
- rédiger des supports de communication interne et externe (rapports, compte-rendu, note, lettres ) ;
- traiter l’information : collecter, classer et mettre à jour ;
- assurer la transmission des informations en interne et en externe (les notes et les décisions, ) ;
- assurer l’organisation matérielle et logistique des différentes manifestations (conférences, séminaires, )

**Gestion administrative interne**:

- réaliser des opérations de classement et d’archivage ;
- collecter et traiter des données spécifiques dans le respect des procédures définies ;
- répondre à des demandes d’information provenant d’interlocuteurs internes

**Gestion des plannings et déplacements professionnels**:

- assurer l’organisation des plannings des associés ;
- planifier et organiser les réunions de l’équipe ;
- assurer l’organisation matérielle et logistique des déplacements professionnels.

**COMPETENCES ET EXPERIENCES SOUHAITEES**
- maîtrise d’outils bureautiques tel que le pack MS Office ;
- compétence de langue confirmée, en anglais et en français ;
- compétence de langue optionnelle en russe ou autre langue étrangère ;
- technique rédactionnelle (orthographe irréprochable) et de synthèse ;
- sens de l’organisation ;
- sens du contact et du service ;
- capacité à prioriser les informations

**RELATIONS INTERNES ET EXTERNES**

Rapport direct au président et au directeur général.

Assistance personnelle au président et aux autres associés selon la nécessité.

Collaboration avec les équipes des autres entreprises de InfraEconomy Group (en anglais) sera requise.

**REMUNERATION**

2,000 € brut par mois

**CONDITIONS ET LIEU DE TRAVAIL**

Au bureau (Paris 14e) en mode présentiel.

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**JOB DESCRIPTION**

**EXECUTIVE ASSISTANT**

IEC International SAS is a privately held transportation consulting firm in a tech think-tank format, located in Paris.

IEC International provides solutions to improve the service, performance and economics of rail and urban transport systems by combining computer technology, macroeconomic knowledge and modeling algorithms. In addition to consulting services, IEC International also offers professional software software, which contains several functions related to the modeling of transport system flows, routes and fares, as well as the socio-economic effects.

IEC International is part of the InfraEconomy Group established under an alliance agreement with IEC: Applications and Services (Dubai), which is the owner of the TMF software and has a team of IT developers. The strategic decisions and HR policies of both companies are controlled by the Board of Partners, of which the founders of both companies are members.

**TYPE OF CONTRACT AND START OF WORK**

Type of contract: CDD for 3 months convertible in CDI.

Start of work: as soon as possible.

**GENERAL MISSION**

Assist management in all tasks related to the preparation of communication documents, reception of clients, internal administrative management and management of staff schedules and business trips.

**KEY ACTIVITIES**

**Internal and external communication**:

- welcome customers and partners,
- draft internal and external communication