Assistant.e Administration Des Ventes

Lemon Talents recrute pour son client, un acteur du gros électroménager, un assistant ADV.

L'ADV assurera le suivi d un porte-feuille de commandes de ventes dédié à un groupe de clients depuis la saisie jusqu'à la facturation et la résolution de problème. Il.Elle assurera la fiabilité des informations communiquées au client, un accès sans cesse facilité aux informations et aux produits vendus.

**Les missions**:
Assurer la saisie des commandes clients de son portefeuille dans les 24h de la collecte maximum (associé à un réseau « long » ou « court »)
- Collecter les commandes (en binôme avec le commercial concerné)
- Contrôler les commandes DIR et WHS (quantité, prix, délai, qualité)
- Quantité : respect du franco
- Prix : contrôle et ajustement si anomalie auprès du KAM
- Délai : Date de livraison souhaitée (DLS) compatible aux transit times connus
- Qualité : contrôle du niveau de stock (WHS), du PIPO et des niveaux de priorité (haute si catalogue, opération spécifique, switch)

Assurer le suivi du portefeuille client en binôme avec le commercial concerné
- S'assurer que la date de production, l ETA et la prise de rendez-vous soit en phase avec la demande initiale du client et en rendre compte sans délai au commercial pour convenir de la diffusion de l information auprès du client
- Alerter le Team leader en cas de retard de production, d affrètement, de mise à disposition des bookings, d absence d information
- Alerter le commercial si la prise de rendez-vous n est pas conforme aux CGV
- Fournir un état qualitatif du portefeuille (actualisé + commentaires proactifs) à la demande
- Traiter les reliquats au fur et à mesure (partiels ou totaux) : switch produits, annulation, report

Assurer l'organisation des livraisons et des retours en cas de litiges
- Prendre rendez-vous avec les clients pour les flux DIR et contrôler les RDV sur le flux WHS
- Saisir les dates de rendez-vous dans Excel ou NOVA selon les flux
- Transmettre les instructions logistiques aux transitaires ou à la cellule affrètement du fournisseur (INTERCARGO) afin de programmer la livraison
- En cas de litiges, créer le document « retour » sous SAP puis se reporter à la procédure XXXXX selon le litige

Assurer la facturation des commandes directes en collaboration avec le service comptable
- Connaître la situation comptable du client (couverture de l assurance-crédit, encours, délais de paiement) en s appuyant sur les CR réunion Cash
- Editer la facture et en vérifier la conformité (ou la facture proforma) à J+1 de la livraison maxi et s assurer de son envoi
- Editer l'avoir si nécessaire

Archiver par période et par enseigne
- Classer l'ensemble des pièces (commande initiale du client, bon de livraison, facture, avoir, pièces annexes) par période (la date de référence est la date de la facture) et par enseigne
- Maintenir la base de données des contacts sur Outlook

Ces activités sont non exhaustives et susceptibles d évolution en fonction de l organisation du service et de la société.

**Les indicateurs de performance**:

- OTIF : « On Time In Full »
- Traitement des demandes et des litiges
- Avancement de la facturation
- Suivi des coûts de surrestaries (demurrage + storage) et optimisation des livraisons

**Les compétences requises**:

- **Savoirs Spécifiques**_
- Bon niveau d'anglais
- Connaissances liées au métier, notamment la maîtrise des incoterms
- Maîtrise du logiciel SAP
- Excellente maîtrise d'Excel
- **Savoir-Faire**_
- Rigueur dans le respect des procédures, notamment informatiques
- Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Rigueur dans la saisie, le contrôle, le suivi des informations
- Souci de la présentation des informations
- Gestions des litiges, résolution de problèmes
- Qualités rédactionnelles
- **Savoir-Être**_
- Travail en équipe
- Réactif
- Communicant pour jouer parfaitement le rôle de pivot entre le front et le back office
- Empathique et disponible

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 38 000,00€ par an

Expérience:

- Administration des ventes: 2 ans (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel