Secrétariat

L’agent administratif affecté au secrétariat de Direction effectue toutes les tâches de secrétariat, sous l’autorité directe de l’attachée d’Administration et d’Intendance (AAI), et en liaison étroite avec le Directeur Fonctionnel du SPIP des Bouches du Rhône et la Directrice-Adjointe:

- Accueil : téléphonique et physique (gestion de l’interphonie)
- Traitement courrier arrivée et départ : ouverture, enregistrement, transmission et affranchissement.
- Traitement journaliers des mails et de la boîte structurelle (traitement des demandes Comex ).
- Suivi du circuit de signature des conventions partenariales, en liaison étroite avec le siège et les coordonnateurs d’activités du SPIP positionnés sur les trois Antennes.
- Saisie, enregistrement, scan des notes de service qui sont diffusées aux antennes par messagerie
- Archivage informatisé : alimentation de l’espace partagé AGORA (conventions, notes, protocoles de fonctionnement établissements/SPIP ) poste.
- Astreintes PAIRS : élaboration, des plannings d’astreinte des cadres, envoi du planning aux destinataires concernés.
- Travaux bureautiques à la demande de la direction.
- Gestion des frais de déplacements : gestion de l’outil de réservation Chorus-DT
- Etablissement annuel des ordres de mission, demande de création n° Chorus,
- Réservation des transports et hôtels pour le personnel qui vont en formations
- Suivi du parc des véhicules : mise à jour du tableau des réservations, exploitation des carnets de bord (relevés des kilomètres), des contraventions et des sinistres.
- Utilisation de la carte achat : déplacements courses. Gestion mensuelle des ROB, renseignement du tableau de suivi Excel, demande validation de la DI et envoi au service facturier

**Traitement des conventions : suivi des validations par les différentes signataires (tableau dans commun) enregistrement dans SLR commun AGORA**
- Secrétariat du CT : élaboration des convocations, mise à jour de la composition du CT et du règlement intérieur transmission des PV de réunions DISP membres du CT
- Secrétariat de la conférence d’attribution des subventions : établissement du rôle envoi des convocations, liens avec les associations
- Instruction des dossiers des visiteurs de prison : suivi de la procédure d’agrément et renouvellement
- Gestion des frais de déplacement : gestion de l’outil de réservation on line Amplitudes: réservation des transports et hôtel y compris pour les indigents, enregistrements, contrôle préparation de l’ordonnancement, renseignement du tableau de suivi Excel et envoi à la PFI, enregistrement, contrôle préparation de mise à ordonnancement
- Edition des factures fluides, téléphonie fixe et mobile (plateforme hors chorus)

**Les activités du service**:

- Rapport d’activité : recensement des données et mise en forme
- Demande dématérialisée des bulletins juridiques n°2 et n°1 (sur PLINE via la boite structurelle du secrétariat de direction)
- Mise à jour des organigrammes et des annuaires
- Mise à jour du livret d’accueil des personnels
- Mise à jour des délégations de signatures et des décisions administratives
- Soutien technique de la direction : préparation des éléments de réunion, d’audit et autres réponses aux saisines des autorités
- Préparation réponses (audits,) aux saisines des autorités
- Gestion des réservations : salle de réunion en lien avec l’antenne, visioconférence, véhicules
- Organisation de réunions : conférence d’attribution des subventions, recrutement d’agent contractuels (calendrier de passage, réponses,), journée départementales,, et organisation de l’accueil
- Travaux de reliure
- Archivage du secrétariat (circulaire JUS K 074 0004C du 11 décembre 2007).
- **Composition et effectifs du service**_

Le Direction : Le directeur fonctionnel du service pénitentiaires d’insertion et de probation des Bouches du Rhône, la directrice adjointe du service pénitentiaire d’insertion et de probation des Bouches du Rhône, l’attaché d’administration et d’intendance
- **Votre hiérarchie**_

Le Direction : Le directeur fonctionnel du service pénitentiaires d’insertion et de probation des Bouches du Rhône, la directrice adjointe du service pénitentiaire d’insertion et de probation des Bouches du Rhône, l’attaché d’administration et d’intendance
- **Vos interlocuteurs métiers**_

Les personnels des antennes, la DI les services de la Préfecture les Tribunaux et Cour d’appel de France, les associations les organismes publics ,les établissements pénitentiaires de France

**VOTRE PROFIL**:
**Connaissances**:

- Connaissances des outils bureautiques

**Savoir-faire**:

- Capacité de communication et relais de l'information

**Savoir-être**:

- Rigueur et organisation,
- Faire preuve de discrétion

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 36 mois

Salaire : Jusqu'à 2 079,00€ par mois