Assistant.e Administratif.ve

**Intitulé du poste**

**Assistant.e administratif.ve**

**Niveau de recrutement ** _(Catégorie Fonction Publique - Corps)_

Catégorie B - Technicien/Secrétaire d’administration

**Positionnement dans le référentiel des métiers ** _(REFERENS 3)_

Branche d’Activités Professionnelles : Gestion et Pilotage (BAP J)

Famille d’Activités Professionnelles : Administration et Pilotage

Emploi-type _(en lien avec le corps)_ : Technicien-ne en gestion administrative (J4C42)

**Affectation _(composante/service/unité)_**

**SOIE **- 50% du temps sur le projet **BRIO**, Bretagne Réussite Information Orientation (PIA3-TIP) et 50% du temps pour le **SOIE**, Service Orientation Insertion et Entrepreneuriat,

**Mission du service _(composante/service/unité)_**

Le SOIE est un service commun de l'Université de Rennes 1 dédié à l'orientation, l'insertion professionnelle et à l’Entrepreneuriat. Il a pour objet d’accompagner les étudiants tout au long de leur cursus et jusqu’à leur insertion professionnelle. Ses principales missions sont:
❖ La promotion des actions liaison lycée/université,

❖ L’information, l’orientation et la réorientation des lycéens et des étudiants,

❖ La sensibilisation et la formation à l’entrepreneuriat étudiant,

❖ L’insertion professionnelle des étudiants,

❖ La valorisation de l’offre de formation de l’université,

❖ La production d’études statistiques sur les parcours d’études et l’insertion professionnelle des étudiants.

Au sein de l’académie de Rennes, le projet BRIO a pour objectif de faciliter l’orientation des lycéens vers l’enseignement supérieur et de renforcer le continuum lycée enseignement supérieur. Il s’agit également de développer l’écosystème des acteurs de l’orientation (équipes pédagogiques et psychologie de l’EN, personnels de direction, corps d’inspection, équipes des SUIO-IP, Région) et de proposer une information de qualité sur l’orientation, adaptée aux différents usages actuels (numériques et physique, en direction de divers public).

**Mission du poste**
Sous l’autorité hiérarchique de la RAF du SOIE et rattaché.e fonctionnellement à la coordinatrice du projet BRIO,

**l’assistant.e administratif.ve** aura pour mission:

- L’organisation de réunions institutionnelles et appui administratif et organisationnel
- La rédaction de comptes-rendus de réunion, de bilans, de rapports
- Gestion et suivi de commandes et des Ordres de mission pour tous les déplacements en lien avec le projet BRIO

**Activités principales**

**Rédaction et formalisation de documents administratifs ou de travail**:
Organiser des réunions et comités (sondage date, mail d’invitation, création de mailing liste) et être en appui de l’organisation d’évènements

Gestion de la boîte mail du SOIE

Proposer, réaliser ou mettre en forme des documents (mails, compte-rendu, planning, tableur excel)

Préparer, réaliser et suivre l’exécution de commande (devis, bon de commande, mise en signature, suivi interne) et Ordre de Mission (déplacement étudiants, administratifs)

Gestion logistique (réservation de salles, programmation des badges, gestion des incidents logistique, appui à la préparation des salons)

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)

**Compétences recherchées _(savoirs, savoir-faire, et savoir-être)_**
- Bonne capacité rédactionnelle (indispensable)
- Capacité à rendre compte
- Capacité à travailler en équipe et à mobiliser un réseau
- Maîtrise des outils de bureautique.
- Anglais apprécié
- Capacité à communiquer.
- Sens de l’écoute et du relationnel.

**Conditions particulières d’exercice _(encadrement/déplacements/astreintes )_**
- Déplacements occasionnels au niveau local
- Travail ponctuel et exceptionnel possible le samedi (Journées Portes-Ouvertes)

**Modalités de recrutement**

Emploi ouvert en contrat à durée déterminée d’un an (renouvelable)

Poste à pourvoir dès que possible

Type d'emploi : CDD

Programmation:

- Travail en journée