Responsable Du Service Formalites Administratives

MISSIONS ET CONTEXTE : Au sein de la Direction des Accueils et Formalités, sous l'autorité de la Directrice des Accueils et Formalités, le/la responsable définit et met en œuvre les orientations définies pour le périmètre de son activité. Il gère, optimise et développe les activités de son périmètre. DOMAINES DE CONTRIBUTION, ACTIVITÉS PRINCIPALES ET TACHES ASSOCIÉES : Management d'équipe : o Manager les équipes de son périmètre et assurer les entretiens d'évaluation des agents qui lui sont rattachés, o Accompagner et actualiser les compétences des agents du service, o Veiller au bien être des agents et à la meilleure cohésion d'équipe. Gestion administrative du service o Organiser et évaluer les activités de son service, o Maîtriser parfaitement et assurer la gestion administrative et budgétaire des activités de son périmètre (AFFAIRES GENERALES, CNI/PASSEPORTS, ÉLECTIONS, ETAT-CIVIL et CIMETIÈRES), o Gérer, coordonner et suivre les opérations de recensement de la population sous le contrôle de l'INSEE, o Piloter les opérations électorales (tenue de la liste, organisation des scrutins ), o Assurer un conseil administratif et juridique et veiller au respect des évolutions règlementaires et législatives, Assurer le pilotage de projets inhérents au service o Participer à la définition des orientations définies et/ou validées par les élus et sa direction, o Contribuer à l'atteinte des objectifs de la direction, o Piloter les projets impulsés par la direction, en lien avec ses équipes (accompagner et sensibiliser à la conduite du changement) et les autres services municipaux et partenaires, o Contribuer aux démarches d'amélioration continue, o Prendre en charge les dossiers transversaux ou sensibles, INTERACTIONS PROFESSIONNELLES ET FRÉQUENCE : Partenaire en interne - Échanges fréquents : services municipaux, - Échanges transversaux : services de la direction, Partenaire en externe - Relations fréquentes : autorités de tutelles : INSEE, PRÉFECTURE, TJ - Organismes funéraires, hôpitaux COMPÉTENCES Savoirs - Parfaite maîtrise des connaissances, du fonctionnement et de la gestion de son périmètre d'activité (Affaires Générales, Elections, État-Civil et Cimetière), - Maîtrise des délivrances des documents liés aux activités du périmètre, - Maîtrise des règles d'état-civil, - Maîtrise des opérations électorales diverses, - Connaissance du recensement de la population, - Maîtrise des outils informatiques Savoir Faire - Encadrement d'équipe, - Adapter et organiser l'activité et les actions à mener dans l'objectif de qualité d'accueil et de proximité avec l'usager, - Assurer la gestion de la liste électorale et l'organisation des scrutins électoraux, - Analyser l'incidence des évolutions (juridiques, politiques, socio-économiques) sur son domaine d'activité, - Développer les dispositifs de conseil et d'information sur les prestations délivrées, - Restituer l'information à la hiérarchie, - Maîtriser les outils informatiques et des logiciels métiers Savoir Être - Facilité d'adaptation aux amplitudes de travail (périodes électorales.) - Goût pour les relations humaines et publiques, - Rigueur et sens de l'organisation, - Capacité d'écoute et de dialogue, - Esprit d'initiative et d'autonomie, - Neutralité et devoir de confidentialité, - Polyvalence, - Disponibilité CONDITIONS D'EXERCICE - Horaires avec amplitude variable selon les besoins de l'activité, notamment à l'occasion des scrutins, des opérations de recensement, des cérémonies - rémunération statutaire + régime indemnitaire - prime annuelle - participation employeur à une mutuelle labélisée
- **Qualification**:Cadre
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:24 mois
- **Compétences recherchées**:

- Superviser les procédures de gestion financière
- Présenter un budget
- Conseiller une organisation, une structure
- Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
- Élaborer, suivre et piloter un budget
- Avoir le sens du service
- Faire preuve de leadership
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs