Agent D'accueil Et de Gestion Administrative

**Missions**:
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants est la porte d’entrée des habitants et usagers pour toutes leurs démarches (accueil physique et à distance). Elle participe avec les Mairies d’arrondissement à la définition des parcours usager et œuvre à plus de participation et de concertation du public. A ce titre, la Délégation pilote la plateforme de concertation citoyenne et le premier budget participatif de la Ville de Lyon.

Le 3ème arrondissement compte une population de plus de 103 000 habitants-es.
La mairie du 3ème est composée de 43 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants-es.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.
- Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes:

- l’identité et la citoyenneté (titres d’identité, élections, état civil, recensement, stationnement),
- la famille (petite enfance, scolaire, logement social, seniors),
- la vie locale (conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme)

L’organisation est scindée en 4 pôles : affaires publiques, affaires sociales, gestion administrative et budgétaire, animation locale et logistique.

La Mairie est administrée par un Conseil d’Arrondissement de 36 membres présidé par la Maire d’arrondissement

Missions : Sous l’autorité du responsable du pôle affaires publiques, vous êtes chargé-e au sein de l’équipe affaires générales-scolaires
- élections, d’assurer l’accueil et la gestion des dossiers des demandeurs de prestations.
Référent-e « élections », vous partagez la fonction en binôme, avec un-e collègue.
- Dans le cadre de la polycompétence, vous êtes susceptible d’intervenir sur d’autres thématiques telles que le premier accueil, l’état civil, les cartes nationales d’identité-passeports.
Interlocuteur-trice des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez à l’attente des usagers dans le cadre règlementaire.

**Profil**:
Activités principales:
1-Référent « élections »

2- Traitement des dossiers administratifs concernant les élections

3- Accueil des usagers

4- Fonction de coordonateur-trice du recensement de la population (si besoin la fonction peut être partagée avec d’autres membres de l’équipe)

5 - Participation à des réunions et des groupes de travail

6-Gestion des approvisionnements et les stocks

7 - Traitement des dossiers relatifs aux affaires générales et scolaires

8 -Suivi des archives conformément au tableau de gestion

Activités spécifiques:
Polycompétence avec les autres activités de la mairie, principalement:

- 1- Premier accueil
- Gérer les files d’attente
- Orienter les usagers, délivrer divers renseignements
- Prendre des rendez-vous
- Délivrer des imprimés pour les pièces à fournir pour les démarches
- 2- Etat civil
- Délivrer des copies intégrales d’actes, des extraits
- Vérifier les données d’état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d’état civil)
- Apposer des mentions en marge des actes
- Délivrer, mettre à jour des livrets de famille
- Assister les élu-es pour la célébration des mariages
- 3- Cartes nationales d’identité - passeports
- Traitement des demandes de cartes nationales d’identité et des passeports
- Remise des titres
- 4- Eventuellement exercer la fonction d’assistant informatique de proximité
- Faire les demandes de création de compte utilisateur
- Etablir le plan d’’équipement en lien avec la direction et le correspondant informatique de la délégation
- Effectuer des dépannages de premier niveau auprès des collègues

Profil recherché:

- Connaissances:

- Cadre légal et règlementaire des activités exercées
- Maîtrise des logiciels bureautiques (outlook, word, excel) et des logiciels métiers dont S’elect (élections)
- Maîtrise de l’expression écrite et orale
- Organisation administrative de la collectivité
- Savoir-faire:

- Techniques d’accueil et de communication
- Techniques de gestion des conflits
- Maîtrise des outils bureautiques (word, excel, outlook) et internet ainsi que des logiciels métier dont S’elect (élections)
- Qualités:

- Rigueur et méthode
- Sens de l’organisation
- Qualités relationnelles
-