Agent D’accueil Et de Gestion Administrative

**Descriptif et missions**: Sous l'autorité du responsable du pôle affaires publiques, vous êtes chargé au sein de l'équipe affaires générales-scolaires-élections, d'assurer l'accueil et la gestion des dossiers des demandeurs de prestations. Dans le cadre de la polycompétence, vous êtes susceptible d'intervenir sur d'autres thématiques telles que le premier accueil, l'état civil, les cartes nationales d'identité passeports.

Interlocuteur des usagers, vous représentez l'image de la collectivité et répondez à l'attente des usagers dans le cadre règlementaire.

Activités principales:
1- Accueil des usagers
- Assurer un accueil personnalisé et évolutif adapté à chaque situation en gérant l'aspect multicanal des demandes (présentiel, téléphonique, courrier, internet)
- Appréhender les limites de son domaine d'intervention
- Informer et expliquer aux usagers les modalités de prise en charge et les règles relatives à une prestation
- Recevoir, identifier, filtrer et orienter les demandes
- Rechercher et diffuser des informations auprès du public
- Repérer les comportements à risque, dialoguer et réguler les conflits et les situations de stress

2- Traitement des dossiers administratifs de l'équipe affaires générales-scolaires-élections
- Légaliser les signatures, certifier des copies conformes, délivrer des attestations d'accueil, des attestations pour le recensement citoyen, stationnement résidentiel
- Préinscrire les enfants dans les écoles, calculer le quotient familial
- Traiter les demandes d'inscriptions sur les listes électorales
- Traiter les demandes dématérialisées de prestations (renouvellement des demandes de vignettes de stationnement résidentiel, préinscriptions scolaires, inscriptions sur les listes électorales). Gérer le dialogue avec l'usager.
- Vérifier la conformité des procédures administratives et la validité des informations traitées

3- Appui technique aux référents élections et scolaire
- Assistance à la préparation des élections
- Ponctuellement assurer la coordination du recensement de la population
- Soutien ou suppléance éventuelle pour la préparation des commissions de dérogation aux périmètres scolaires

4- Suivi d'activité
- Solliciter sa hiérarchie si nécessaire
- Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
- Mettre à jour des tableaux de bord

Activités spécifiques:
Polycompétence avec les autres activités de la mairie, principalement:
1- Premier accueil
- Gérer les files d'attente
- Orienter les usagers, délivrer divers renseignements
- Prendre des rendez-vous
- Délivrer des imprimés pour les pièces à fournir pour les démarches

2- Etat civil
- Délivrer des copies intégrales d'actes, des extraits
- Vérifier les données d'état civil via le dispositif COMEDEC (COMmunication Electronique des Données d'état civil)
- Apposer des mentions en marge des actes
- Délivrer, mettre à jour des livrets de famille
- Assister les élus pour la célébration des mariages

3- Cartes nationales d'identité - passeports
- Traitement des demandes de cartes nationales d'identité et des passeports
- Remise des titres

**Profil recherché**: Connaissances:

- organisation administrative de la collectivité
- cadre légal et règlementaire des activités exercées
- maîtrise des logiciels bureautiques (word, excel) et des logiciels métiers
- technique d'expression écrite et orale
- technique de gestion des conflits

Qualités:
Vous êtes rigoureux et méthodique
Vous avez le sens de l'organisation
Vous détenez des qualités relationnelles
Vous avez l'esprit d'équipe
Vous savez faire preuve de discrétion professionnelle
**Avantages liés au poste**:
**Avantages collectifs au travail**:
**Description de la collectivité**: Capitale de la Région Rhône-Alpes, Lyon est l'une des villes les plus attractives d'Europe pour sa qualité de vie et son dynamisme économique exceptionnel.

Au cœur de la Métropole Lyonnaise, la Ville de Lyon (468 300 habitants) est dotée d’un budget global de 780 millions d’euros et d’un effectif de 7 300 agents permanents lui permettant d'offrir un service public de proximité à la population dans un souci constant de qualité.