Assistant Administratif

Assistant Administratif (H/F)

**Présentation de l’association**

DNF œuvre dans tous les champs de la prévention du tabagisme : information, éducation, promotion de la santé, veille juridique, action contentieuse, plaidoyer sur le plan national et international. L’association regroupe des associations régionales.

L’association dirige tous ses efforts dans le sens d’une évolution des politiques publiques en matière de contrôle du tabac.

Dans le cadre des appels à projets du Fonds de lutte contre le tabac, l’association a été choisie pour mener plusieurs projets nationaux et régionaux qu’il s’agit de conduire. L’association est également financée par la Direction Générale de la Santé pour mener des actions d’information, de plaidoyer et d’aide aux victimes du tabagisme.

**Localisation**
- Le poste est situé au siège administratif de l’association 13 rue d’Uzès 75002 PARIS_

Le siège social de l’association est situé 1, Chemin des Bouvreuils 68140 GRIESBACH-AU-VAL

**Missions et domaines d’activités**

L’assistant (e) administratif (ve) contribue à la gestion administrative de l’association.

Sous la responsabilité hiérarchique directe du directeur et, dans certains domaines, sous l**'**autorité fonctionnelle du président de l’association ou des administrateurs auxquels il a donné délégation.

**Domaines d’activités et principales activités**
- Assurer l’accueil téléphonique et physique
- Assurer la gestion et le suivi efficaces des appels téléphoniques, courriels et correspondances entrants et sortants.
- Traiter la demande de l’usager (adhérent, citoyens, administrateurs ) en l’informant, dans la limite de ses attributions et compétences, et/ou en l’orientant vers les personnes compétentes
- Assurer la bonne circulation de l’information et la transmission des messages
- Réceptionner, trier, orienter et enregistrer quotidiennement le courrier arrivé et les factures dématérialisées
- Enregistrer et envoyer les courriers sortants
- Trier, assembler, scanner et photocopier (sur demande ou en cas de nécessité) des documents.
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques de son ressort.
- Réaliser la saisie de documents de formes et de contenus divers (comptes rendus réunions, mise en forme des dossiers administratifs,
- Assurer le tri, le classement et l’archivage des dossiers.
- Assurer le secrétariat des cadres de l’association
- Gérer l'agenda et les rendez-vous
- Assurer le suivi de tableaux de bord nécessaires au suivi des projets et de l’activité de l’association
- Préparer des dossiers
- Organiser les réunions internes et externes, en assurant la réservation de salles et la préparation des documents nécessaires.
- Coordonner les voyages, y compris la réservation de vols, d'hébergement et d'autres arrangements logistiques.
- Contrôler les factures, les scanner et en assurer la traçabilité et l’enregistrer dans le fichier numérique partagé avec l’expert-comptable
- Préparer et transmettre les données de paies au trésorier(e)
- Collecter les congés du personnel, assurer le suivi des feuilles de congés et mettre à jour le planning de présence
- Classer les documents relatifs aux paies (bulletins, charges sociales,)
- Enregistrer les documents bancaires dans le fichier numérique partagé avec l’expert-comptable
- Enregistrer les adhésions et les dons sur le tableau de suivi
- Etablir les factures (Frais d’envoi, remboursement frais )
- Gérer les fournitures administratives et préparer les commandes
- Gérer le stock des timbres
- Aide au suivi de la trésorerie
- Mise à jour du tableau de bord des actions juridiques et des mises en demeure
- Mise en place des alertes sur le suivi des dossiers
- Assurer le secrétariat du président
- Préparer les dossiers et les convocations du conseil d’administration et des assemblées générales et assurer le secrétariat des séances sous la responsabilité des administrateurs, secrétaires de séances (synthèse, compte rendu.)
- Organiser et assurer le suivi logistique des réunions
- Préparer les déclarations au journal officiel et les déclarations au tribunal
- Assister les administrateurs et les présidents de région en tant que de besoin
- Coopérer avec les autres membres de l'équipe pour faciliter la communication et la coordination des tâches administratives.
- Assurer une veille et une modération des réseaux sociaux de l’association.
- Préparer les réponses aux questions du site internet
- Gérer le stock des documents de communication
- Assurer l’envoi des commandes de documentation

**Formation et Principales compétences attendues**

**Connaissances**:
Les techniques d’organisation d’un secrétariat

Les règles de syntaxe, de grammaire et d’orthographe

Les règles d’expression écrite et orale

Les techniques de base d’assemblage de documents

Les logiciels bureautique (Wo