Assistant de Département

il y a 1 semaine

BoisColombes, France Chiesi Farmaceutici Temps plein

Objectif

Sous la responsabilité d’un Directeur de département, l’assistant de département assure le support administratif du Directeur du département et fluidifie la communication entre les équipes en coordonnant la diffusion des informations. Il est également en charge de la gestion budgétaire et du suivi des contrats du département, dans le respect des normes et des procédures en vigueur dans l’entreprise.

Principales responsabilités

**Support administratif du Directeur du département**:

- Gestion d’agenda mouvant et complexe
- Organisation des réunions (d’équipe, multiservices, intervenants extérieurs, etc)
- Organisation des déplacements - réservation des billets d’avion, des hôtels, des taxis
- Gestion des notes de frais dans l’outil CONCUR
- Préparation et/ou mise en forme de présentations Powerpoint (présentations budgétaires, de service,)
- Proposer des améliorations et des optimisations des processus internes
- Coordonner la diffusion de l'information au sein du département
- Peut-être amené à piloter des projets ponctuels au niveau du département

**Gestion budgétaire**:

- Effectuer la consolidation et le suivi des budgets : prépare les données pour les différents exercices budgétaires (budget, forecast, preclosing) en relation avec les différents responsables du département dont il dépend
- Effectuer les demandes et ordres d'achats sur SAP sur la base des contrats qui lui sont transmis
- Assurer le suivi des demandes d’achat et de facturations auprès des responsables du département et des fournisseurs externes et la communication entre les différents acteurs
- Effectuer le reporting mensuel à la finance sur l'évolution du budget et les écarts suivant le prévisionnel
- Garantir la fiabilité des données saisies

**Suivi des contrats**:

- Assurer le suivi des contrats avec le département juridique.
- Assurer l’archivage des contrats
- Assurer le suivi de la déclaration de transparence (Logiciel : Chiesi Sun)

Formation
- Formation : Bac +2/Bac +3 minimum en Assistanat de Direction / Manager, ou Action Commerciale

Expérience requise
Expérience confirmée en assistanat de département comprenant la gestion d’un budget
Compétences techniques
- Très bon niveau de français à l’oral et à l’écrit
- Très bonnes connaissances des phases budgétaire (forecast, preclosing, closing) et de la gestion d’un budget
- Maîtrise des outils bureautique (Pack Office et principalement Excel de niveau avancé et Powerpoint)
- Connaissance de SAP

Compétences Générales
- Structuré, organisé et rigoureux
- Force de proposition et proactif
- Très bon relationnel
- Polyvalent
- Goût pour la manipulation de données chiffrées

Compétences comportementales

  • Assistant(E) de Départements Finance Et Supply Chain, Cdi,

    il y a 21 heures

    Colombes, France PepsiCo Temps plein

    Overview: **Assistant(e) de départements Finance et Supply Chain, CDI, H/F** **WHAT MAKES YOU UNIQUE, MAKE US BETTER** Vous êtes à la recherche de nouveaux défis ? Vous êtes prêt à propulser votre carrière ? Postulez dès maintenant ! Venez exprimer vos talents et votre perspective unique chez nous. Nous vous donnerons les moyens d’oser à...

  • Assistant Relais Petite Enfance

    il y a 2 semaines

    Colombes, France Mairie de Colombes Temps plein

    **Société**: Septième commune d'Ile-de-France et quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 85 950 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (441 042 habitants - INSEE 2014). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens majeurs avec...

  • Assistante de Direction

    il y a 2 semaines

    Colombes, France Mairie de Colombes Temps plein

    **À propos de nous**: Septième commune d'Ile-de-France et quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 85 950 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (441 042 habitants - INSEE 2014). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens...

  • Stagiaire Assistant Contrôle de Gestion

    il y a 6 jours

    Bois-Colombes, France Coface Group Temps plein

    **Description de l'entreprise** Making trade happen (Ensemble, faisons bouger le commerce) Coface, ce sont 4 700 Happeners de 75 nationalités et basés dans 57 pays qui partagent une culture d’entreprise en prise directe avec le monde. Nous collaborons autour d’un objectif commun : faciliter les échanges commerciaux dans le monde et renforcer notre...

  • Assistant de Direction

    il y a 2 semaines

    Colombes, France Mairie de Colombes Temps plein

    **À propos de nous**: Septième commune d'Ile-de-France et quatrième ville des Hauts-de-Seine, Colombes, forte de ses 85 950 habitants s'inscrit au sein de l'Établissement Public Territorial Boucle Nord de Seine (441 042 habitants - INSEE 2014). À l'interface avec le Département du Val d'Oise et à proximité de deux pôles économiques franciliens...

  • Assistant Administratif Département Maintenance CVC

    il y a 22 heures

    Aulnay-sous-Bois, France S4G SERVICES Temps plein

    **Description du poste** Travaillant en collaboration avec le responsable technique, l'assistant administratif du département de maintenance coordonne la planification, supervise les requêtes et assure la mise à jour des documents indispensables au bon déroulement des activités du service. il fait rapport au directeur sur le fonctionnement du service...

  • Assistant Achats

    il y a 19 heures

    Colombes, France Expectra Temps plein

    Expectra, leader en France de l'intérim spécialisé et du recrutement en CDI de cadres et agents de maîtrise. Les consultants du Département Commercial, vous proposent une opportunité de carrière. Nous recherchons pour le compte de notre client, avec plus de 1000 collaborateurs, un(e) assistant(e) des systèmes achats en pré-embauche sur...

  • Adjoint Au Responsable Du Département Des Services

    il y a 1 semaine

    Rosny-sous-Bois, France Caf de la Seine-Saint-Denis Temps plein

    La Caf de la Seine-Saint-Denis est un organisme de taille exceptionnelle qui remplit ses missions de Service Public en faveur de 392 067 allocataires avec l’appui de près de 1000 salariés dans un département de 1 682 806 habitants. La Caf est très présente auprès des partenaires et sur les territoires par sa politique d’action sociale dans...

  • Assistant/Assistante H/F

    il y a 2 semaines

    Colombes, Île-de-France Aura Intérim & CDI Temps plein

    Dans le cadre d'un accroissement d'activité temporaire sur les activités d'assistant(e) de direction au sein de la Direction Technique, notre client Safran Transmission Systems situé à Colombes (92) est à la recherche d'un(e) Assistant H/F pour un contrat intérim du 10/11/25 au 31/05/2026.A cet effet , vos challenges seront les suivants:Assister un ou...

  • Assistant(E) Commercial(E) Afh

    il y a 2 semaines

    Colombes, France Page Personnel Temps plein

    Missions: - Gérer de manière autonome d'un planning complexe avec des mises à jour fréquentes (clients internes/externes, internationaux), - Assurer la liaison entre le Directeur Commercial et ses collaborateurs directs, - Organiser des réunions internes et externes (Team-building, Coco (une fois par semaine), des déjeuners d'affaires ) - de 10 à 130...