Assistant M&s European Space Agency

**QUI SOMMES-NOUS ?** Acteur spatial mondialement reconnu dans les domaines des télécommunications, de la navigation, de l’observation de la terre, de l’exploration et de la réalisation d’infrastructures orbitales, Thales Alenia Space est une Joint-Venture entre les groupes Thales (67%) et Leonardo (33%). **"QUI ÊTES VOUS ?"** De formation **Bac +2/+3 en Assistant de Direction, vous avez une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire dans une grande structure à l'internationale **? **Dôté d'un Anglais courant écrit et oral, vous êtes reconnu pour votre discrétion, rigueur et respect de la confidentialité **? Vous êtes apprécié pour votre **sens de l’organisation, des priorités et de l’anticipation, votre esprit d’initiative, et votre aptitude à s’adapter aux différentes situations et interlocuteurs en toute circonstance **? **D'un bon relationnel, vous avez le sens du service, êtes disponible avec une bonne capacité de résistance au stress **? Bon communicant/e, vous aimez travailler en équipe avec une bonne capacité à mener des activités transverses ? **_Vous vous reconnaissez ? Alors vous avez de bons atouts pour vous épanouir dans nos équipes _** **"CE QUE NOUS POUVONS ACCOMPLIR ENSEMBLE :"** En tant qu' **Assistant/e Sales ESA **, vous serez en charge de l'ensemble des missions suivantes: - **Assistanat de Shahrzad Larger**: Gestion de l’agenda: - Organisation de réunions d’équipes régulières (en visio, teleconf, présentiel etc) - Organisation workshops interne ou externe avec le client, participation pour assurer la bonne mise en œuvre - Organisation de créneaux avec une excellente gestion des conflit d’agendas en interne (France, Italie, TAS countries), et avec le client ESA - Remontée de conflits d’agenda avec solutions Planification et organisation des déplacements - Inscription aux colloques internes ou externes - Coordination avec les assistantes TAS et ESA - Support pour les taches de reporting transverses, en liaison avec l’équipe ESA Sales - **Assistanat de l’équipe Marketing & Sales à Cannes** - Planifier les réunions int. & ext. + résa salles de réunions/visio - Organiser les missions (réservation vols, hôtels et voitures de loc), note de frais - Gestion des fournitures - Etablir le planning des congés - Application mot de passe - Demandes PC et téléphone portables (pertes, vol, réparation, accessoires,) - Commandes BEC du secteur ( maintenance bâtiment, propreté, archivage, photocopieurs ) - Logistique des entrants et occupants (tél, bureau, fournitures ) - **Organisation visites VIP à Cannes** Organisation des visites VIP, définition détaillée de l’évènement et préparation: - salles de réunion, - contacts avec les visiteurs pour fiches entrées, - fiche d’accueil pour visiteurs en salle de réunion - code wifi etc - réservation soutien logistique lors de la réunion, chauffeur, taxi - description visite salles AIT, Prod et Séléné, - réservation restaurant direction, restaurant extérieur, pauses - photographe, cadeaux - Présence lors de l’évènement pour un suivi temps réel et mise en place d’action lorsque c’est nécessaire pour que tout se déroule sans anicroche - **Gestion documentaire ESA et EUMETSAT** - Récupération des AO ESA sur le site ESA Star et diffusion, réponses aux demandes qui en découlent - Récupérations des AO Eumetsat sur le site ESA Star et diffusion, réponses aux demandes qui en découlent - Gestion et suivi de la diffusion de la documentation Institutionnelle ESA (IPC, Council, PB-LAU, PB-HME, PB-HME-EUB, PB-EO, PB-NAV, PB-SSA.) sur ECM et diffusion, réponses aux demandes qui en découlent - **Etroite coordination avec les assistantes TAS (Cannes, Toulouse, Rome, Turin essentiellement)** Innovation, passion, ambition : rejoignez Thales et créez le monde de demain, dès aujourd’hui.