Secrétaire Du Département Gea

Entreprise ### Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire. Elle compte 18 500 étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche. Poste **Lieu d’exercice**: Université d'Orléans, IUT d’Orléans **Prise de poste**: Poste à pourvoir à partir de septembre 2025 **Type de contrat/Statut**: Catégorie C, ouvert aux titulaires et contractuels (CDD 1an), temps plein Poste Mission Au sein de l’IUT d’Orléans, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et contribuer à la gestion pédagogique du département Gestion des Entreprises et des Administrations (GEA). Activités principales Rattaché(e) hiérarchiquement au chef de département et au responsable des services administratifs, vos activités sont les suivantes: Assurer l’accueil et la gestion administrative du département - Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, entreprises et vacataires) - Réceptionner, traiter et diffuser l’information au sein du département (offres de stage, offres d’emplois, demandes d’informations, demande de rendez-vous...) - Rédiger et transmettre les courriers administratifs - Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion - Classement et archivage Contribuer à la gestion pédagogique du département en assurant l’interface avec le chef de département et les responsables pédagogiques - Enregistrer les inscriptions pédagogiques dans Apogée - Modifier des informations dans Apogée (Adresse mail, postale et numéro de téléphone) - Editer les relevés de notes et envoyer les attestations de réussite (à la demande des étudiants) - Gérer les absences (SCODOC) - Stage : gérer les conventions de stage (AREXIS) et mise à jour de la base de données Afficher la liste des membres du Jury / classeur - envoi et centralisation des fiches d'évaluation - Afficher la liste des membres du Jury - Impression et affichage la publication des résultats après les jurys - Modification des emplois du temps "changement simple" dans ADE (changement de salle, changement validé entre enseignant (permutation), changement de créneau et date) - Gérer les tiers temps aux évaluations en lien avec la passerelle handicap - Préparer les copies d'examen (+ Brouillon) et les PV d'émargement, liste d'étudiants, positionnement dans les amphis Contribuer, en appui, au suivi des services d’enseignements du département en lien avec l’administration de l’IUT - Vérification des dossiers de recrutement des vacataires dans SAGHE - Vérification dans SAGHE des codes connecteurs (bascule APOGEE / ADE /SAGHE) - Vérification dans SAGHE de la cohérence heures prévisionnels APOGEE et saisie ADE (signalement des dépassements) - Saisie dans SAGHE de toutes les heures qui ne redescendent pas par ADE (Saé, autonomie,) - Compléter les tableaux de suivi (RH) Assurer l'appui logistique du département - Participer à l'organisation (achats, installation,) des différentes manifestations du département (JPO, Cérémonie de remise de diplômes,) et réserver les salles - Participer à l’organisation des soutenances - Transmettre les demandes (tickets GLPI) et besoins aux services techniques de l'IUT et en assurer le suivi Contribuer, en appui, à la gestion financière du département - Établir des bons de commande et vérification des livraisons - Vérifier les factures d'achat avec les commandes et devis - Suivre le stock de matériels et de fournitures Profil Formation et expérience professionnelle Formation Bac orientée vers les métiers de l’administration ; Bonne maitrise des outils bureautiques (suite Office, notamment Excel) ; Connaître l'organisation et le fonctionnement du département et de l'IUT. Compétences et qualités requises - Savoir rendre compte - Sens de l’organisation - Disponibilité - Polyvalence - Autonomie - Rigueur - Excellent relationnel - Capacité d'écoute et d'adaptation L’UNIVERSITE D’ORLEANS C’EST AUSSI Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique: - Un cadre de travail respectueux de l’équilibre vie professionnelle et vie personnelle: \- Développement de ses compétences à travers une large offre de formation \- Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail \- Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine) \- 57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actif dès la prise de poste - Et des avantages \- Activités sportives et culturelles \- Restauration collective \- Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) \- Prise en charge partielle des transports **\- Aides et prestations d’actions sociales**: aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants, \- Aides aux parents d’enfants en situation d’handicap POSTULER Adressez votre lettre de motivation et votre