Secrétaire Direction

La Confédération Générale du travail recherche un ou une secrétaire de direction.

Vous aurez pour mission de faire le lien entre les différents services dans le traitement des demandes adressées à la direction. Vous réalisez le suivi des sollicitations, des communiqués de presse en lien avec le service de presse et procédez à la réalisation et à l’envoi des lettres d’information quotidiennes. Il pourra vous être demandé de venir en renfort d'un autre secrétariat et la gestion des congés se fera en lien avec celui-ci afin d’assurer une présence pendant la période des congés.

**Activités principales**:
Sans que cette liste soit exhaustive, les principales missions de la/du secrétaire de direction consistent notamment à:
**_Effectuer _le secrétariat classique _**

¬ Réaliser la gestion du courrier (enregistrement, suivi et redispatching auprès des destinataires internes/externes après validation).

¬ Organiser les déplacements sur Montreuil des membres de la direction (transports, hôtel, etc.).

¬ Faire le suivi et le contrôle de la facturation en lien avec la comptabilité confédérale.

¬ Organiser des réunions (salle, dossiers, convocation ).

¬ Participer à l’accueil matinal lors des réunions du CCN.

¬ Renforcer, si nécessaire, le secrétariat du ou de la responsable de la coordination.

¬ Réaliser le classement et la gestion documentaire aussi bien papier qu’électronique en veillant au respect des règles du RGPD.

¬ Gérer les matériels et fournitures nécessaires au service.

**_Concevoir_ _quotidiennement les lettres d’informations sous la responsabilité de la Permanence : _**

¬ Sélectionner et proposer les informations pertinentes sur les mobilisations et actions en cours de nos organisations.

¬ Relire les communiqués de presse et faire le lien avec le service de presse jusqu’à leur validation.

¬ Collecter et s’assurer de la validation de tous les documents diffusés dans les lettres d’information.

¬ Mettre en page les lettres d’information et en vérifier la bonne diffusion.

**Compétences techniques**:
¬ Capacité à travailler sur plusieurs dossiers en même temps et gérer ses priorités.

¬ Maîtrise des outils bureautiques et Internet.

¬ Maîtrise des techniques de secrétariat.

¬ Aisance rédactionnelle et maîtrise de l’orthographe.

¬ Connaissance de méthodes de classement et d’archivage.

**Qualités requises**

¬ Respecter une stricte confidentialité des informations traitées ou communiquées.

¬ Rigueur, méthode et exigence

¬ Respect de la qualité et des délais.

¬ Aisance relationnelle et courtoisie avec ses interlocuteurs

**Contraintes particulières**:
¬ La lettre d’information quotidienne à destination de nos organisations nécessite un envoi par courriel en fin de journée. Ce poste nécessite donc de terminer son activité à 18H15. Le temps de travail est organisé en fonction de cet impératif horaire. Si l'activité nécessite de dépasser cet horaire, tout temps de travail complémentaire fera l'objet d'une récupération organisée avec le ou la responsable.

¬ Alternance des congés avec un autre secrétariat.

¬ Ce poste ne peut être assuré en télétravail.

¬ Tous les 3 ans, la préparation des Congrès peut nécessiter une plus grande disponibilité en amont comme en aval et également devoir se déplacer en province pendant la durée du congrès

**Conditions d’engagement**:
Ce poste est ouvert à la qualification de « Secrétaire de direction », niveau BAC/BTS. Ses missions sont susceptibles d’évoluer sans que cela ne remette en cause les termes du contrat.

¬ Lieu : Montreuil (93100)

¬ Contrat : CDI

¬ Prise de poste : immédiate

¬ Période d’essai renouvelable

¬ Rémunération brute mensuelle sur 13 mois selon profil : 2 359,31 Euros

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : Jusqu'à 2 359,31€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Programmation:

- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois