Adjoint.e à La Cheffe de Service Pour La Section B&c

Prise de poste non définie BAC +3/+4, BAC +5 Paris

Nombre de poste : 1 CDI Rémunération non définie

**Description du poste et des missions**:
**Le contexte**

La Section B rassemble les pharmaciens de l’industrie (fabricants, importateurs, exploitants de spécialités pharmaceutiques - un peu plus de 4150 inscrits) et la Section C, les pharmaciens de la distribution en gros (grossiste répartiteurs, dépositaires, distributeurs en gros à l’exportation
- environ 1200 inscrits).

Les deux sections sont gérées par un même service composé d’une cheffe de service, d’un.e adjoint.e à la cheffe de service et de trois secrétaires chargées notamment de la gestion administrative des dossiers des pharmaciens et des établissements.

Nous recherchons, dans le cadre d’un remplacement, **un.e adjoint.e à la cheffe de service (F/H).**

**Le poste**

Sous l’autorité de la cheffe de service et en relation avec l’équipe, les conseillers élus, les pharmaciens en exercice et les services internes, vous prenez en charge:
**La gestion des instances et le secrétariat du service**:

- L’organisation et la participation à une trentaine d’instances annuelles pour les deux conseils : gestion des plannings, envoi des convocations et des ordres du jour, organisation logistique, préparation de dossiers et des supports de présentation, rédaction des comptes rendus, des délibérations et des décisions, suivi des actions ;
- La mise à disposition et le suivi des dossiers de reconnaissance d’expérience pratique des pharmaciens pour les conseils (aide à la décision pour les conseillers ordinaux) ;
- Le suivi de la composition des conseils et des missions des conseillers, la diffusion de documents ;
- Le secrétariat des deux sections, des Présidents et de la Cheffe de service : courrier, agendas, déplacements, suivi du budget, contacts avec les services internes

**Le greffe des contentieux**:

- Le suivi des dossiers disciplinaires dans le respect de la procédure disciplinaire : traitement, rédaction, relecture, diffusion des courriers et des décisions ;
- Le traitement et le suivi des signalements reçus.

**La gestion de projets**:

- L’assistance à la gestion des groupes de travail des conseils et des projets transverses (ex : démographie annuelle, élections ordinales,) : suivi des tableaux de bord, organisation logistique (réunions, mails,), mise en forme et diffusion des livrables (présentions, notes, comptes rendus,) ;
- L’organisation d’évènements pour les conseils (séminaires, webcasts, conseils délocalisés,) ;
- Le traitement des dossiers relatifs à la loi d’encadrement des avantages**: analyse et saisie dans le logiciel interne.

**L’appui à l’activité du service**:

- La contribution au traitement administratif des dossiers et demandes des pharmaciens ;
- La tenue de tableaux de bord des activités ;
- La mise en place et le contrôle qualité des données du Tableau de l’Ordre ;
- La gestion des registres RGPD en tant que référent RGPD des sections B et C.

Par délégation et en l’absence de la cheffe de service, vous assurez le suivi opérationnel des activités administratives des deux sections.

**Votre profil**

De formation supérieure (Bac+3/5) en administration ou en droit, vous disposez d’une expérience d’au moins 5 ans dans un secteur réglementé, idéalement en lien avec la santé ou dans l’environnement pharmaceutique. De manière générale, vous avez une réelle appétence pour les questions juridiques.

Doté.e d’un excellent sens de l’organisation et de l’analyse, vous savez gérer des missions variées avec rigueur et méthode.

Vos qualités relationnelles et votre sens du service vous permettent de collaborer efficacement avec des interlocuteurs variés et des équipes pluridisciplinaires (Présidents, Conseillers, pharmaciens, juristes,).

Vous savez prioriser, arbitrer et suivre des dossiers de fond en toute fiabilité, en respectant les contraintes juridiques et organisationnelles.

Vous avez d’excellentes capacités rédactionnelles (synthèse, précision, qualité) et êtes à l’aise avec les outils informatiques (logiciels internes, Excel, Google).

Un niveau d’anglais professionnel serait un plus.

**Informations supplémentaires**

**Contrat**: CDI à temps plein

**Disponibilité** : dès que possible

**Localisation** : Paris 8ème (Parc Monceau)

**Rémunération** : en fonction de l’expérience

**Avantages** : mutuelle et prévoyance, épargne salariale, tickets restaurants, charte du télétravail