Secrétaire / Adjoint Administratif (H/F)

**L’ITEP et SESSAD Sainte Victoire, rattaché au Centre Hospitalier Montperrin à Aix-en-Pce (13) recherche une secrétaire / adjoint administratif**:
1 secrétaire (H/F) à temps plein 38h/semaine

**Profil**
- Bonne maitrise des tâches de secrétariat et des outils informatiques et bureautiques
- Connaissance du secteur hospitalier et/ou médico-social
- Réactivité, prise d’initiative, bon sens de l’organisation
- Sens de l’accueil et de la communication
- Aptitude au travail en équipe

**L'ITEP du CH Montperrin (Institut Thérapeutique Educatif et Pédagogique) est un établissement médico-social public (Fonction Publique Hospitalière) qui accompagne des enfants et adolescents présentant des troubles de la conduite et du comportement. Ses services sont implantés sur les communes d'Aix-en-Pce, Meyreuil, Vitrolles et Marignane.**

**Les bureaux du secrétariat et de la Direction se trouvent au Centre Hospitalier Montperrin à Aix-en-Provence.**

**La secrétaire fait l'interface entre les familles et partenaires et l'établissement, et travaille entre étroite collaboration avec la Direction, les chefs de service et l'assistante sociale.**

**Missions**:

- Organiser et assurer pour la Direction et l’équipe de cadres de l’ITEP, la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service et au suivi des dossiers
- Organiser et assurer la gestion logistique (réservation salles de réunions, envoi de convocations, ordres de missions, réservation de véhicules, gestion des clés)
- Assurer le suivi des dossiers des enfants accueillis
- Accompagner la transition vers le logiciel de dossier unique informatisé de l’usager
- Travailler en étroite collaboration avec l’assistante sociale sur le suivi des dossiers des enfants tout au long de leur parcours
- Recevoir et renseigner les familles et partenaires

**Activités**:
Accueil des personnes (personnels, partenaires, familles),

Réception et traitement des appels téléphoniques et messages électroniques,

Prise de notes, frappe et mise en forme de documents,

Rédaction et mise en forme des courriers, convocations, ordres de missions,

Reproduction et diffusion de documents, dossiers,

Réalisation d’outils informatiques de suivi, listings, reporting activité,

Organisation de réunions, prise de rendez-vous, gestion des agendas,

Traitement et suivi des dossiers des enfants (administratifs, scolaires),

Classement, archivage,

Travaille en étroite collaboration avec la Directrice adjointe, les chefs de service éducatifs, la coordinatrice pédagogique et l’assistante sociale

**Capacités et compétences**:

- Sens du service public
- Respect du secret professionnel, de la discrétion professionnelle
- Accueil physique et téléphonique
- Bonne maitrise des tâches de secrétariat
- Bonne maitrise des outils informatiques et bureautiques
- Classement et gestion documentaire
- Connaissance du secteur hospitalier et/ou médico-social
- Capacité d’adaptation
- Réactivité, prise d’initiative
- Sens de l’accueil et de la communication
- Sens de l’organisation

**Conditions**:

- Poste à temps à 38h/ semaine donnant droit à récupération
- Horaires de travail lundi au vendredi 8h45 - 16h30
- CDD renouvelable avec possibilité de poste pérenne

Date de début prévue : dès que possible

Type d'emploi : Temps partiel, CDD
Durée du contrat : 3 mois

Rémunération : 1 550,00€ à 1 600,00€ par mois

Avantages:

- Crèche d'entreprise
- Restaurant d'entreprise

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Expérience:

- Secrétariat: 5 ans (Requis)

Lieu du poste : Déplacements fréquents