Assistant(E) Gestion de Copropriété

Nous sommes une agence immobilière dynamique et en pleine croissance, située à Villeurbanne, spécialisée dans la gestion et la location de biens immobiliers. Afin de renforcer notre équipe, nous recherchons un(e) **Assistant(e) de Gestionnaire de Copropriété** passionné(e) et expérimenté(e). Vous rejoindrez une structure innovante, reconnue pour la qualité de son service client et son expertise dans la gestion immobilière, et aurez l'opportunité de contribuer activement à la gestion quotidienne de notre portefeuille de copropriétés. Si vous êtes motivé(e) par un environnement stimulant et avez à cœur d’apporter un service de haute qualité, ce poste est fait pour vous

**Description du poste**:
Nous recherchons un(e) **Assistant(e) en Gestion de Copropriété** pour accompagner notre gestionnaire de copropriété dans le suivi quotidien des immeubles gérés. Ce poste est essentiel pour assurer la coordination administrative, technique et financière liée à la gestion des copropriétés, et représente un soutien de premier plan pour le gestionnaire et les copropriétaires.

**Missions et responsabilités principales**:
1. **Gestion administrative**:

- Rédaction et envoi des convocations aux assemblées générales (AG) des copropriétaires.
- Préparation des dossiers pour les réunions d'assemblée générale.
- Rédaction des procès-verbaux d'assemblée générale et suivi de leur diffusion.
- Mise à jour des fichiers des copropriétaires et gestion des bases de données.
- Gestion du courrier entrant et sortant, ainsi que des communications avec les copropriétaires (par mail, téléphone, courrier).

2. **Suivi des dossiers techniques**:

- Organisation des interventions techniques dans les immeubles (réparations, travaux, maintenance).
- Coordination avec les prestataires (plombiers, électriciens, entreprises de nettoyage, etc.) et suivi des contrats de maintenance.
- Suivi des sinistres : déclaration, suivi des assurances et gestion des réparations.
- Tenue des registres relatifs aux assurances, contrôles techniques et autres obligations légales des copropriétés.

3. **Gestion comptable et financière (en collaboration avec le comptable)**:

- Préparation et envoi des appels de fonds et des charges de copropriété.
- Suivi des paiements des copropriétaires et relance en cas de retard.
- Préparation des éléments pour les budgets prévisionnels des copropriétés.
- Vérification des factures des prestataires et transmission au service comptabilité.

4. **Relationnel et communication**:

- Informer les copropriétaires sur l’état d’avancement des dossiers (travaux, sinistres, questions administratives).
- Assurer la liaison entre les copropriétaires, le gestionnaire de copropriété et les prestataires.
- Faciliter la communication entre les différents interlocuteurs impliqués dans la gestion des immeubles.

5. **Support au gestionnaire de copropriété**:

- Aider à la planification et à l'organisation des rendez-vous du gestionnaire.
- Gérer l’agenda des réunions de copropriétés et des interventions techniques.
- Préparer les documents et les dossiers nécessaires pour le gestionnaire lors des visites ou des réunions d’AG.

**Compétences requises**:

- **Rigueur et organisation**: Vous devez être capable de gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les délais.
- **Sens du relationnel**: Vous serez en contact permanent avec les copropriétaires et prestataires, un bon relationnel est essentiel.
- **Maîtrise des outils bureautiques**: Excellente connaissance des logiciels de gestion immobilière (type Logicimmo, Immofacile, etc.) et des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).
- **Esprit d’équipe**: Vous travaillerez en étroite collaboration avec le gestionnaire de copropriété, les comptables et les prestataires.

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : 2 000,00€ à 2 500,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Horaires:

- Du lundi au vendredi
- Période de travail de 8 Heures
- Travail en journée

Rémunération supplémentaire:

- 13ème Mois
- Primes

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/02/2025