Officier de L’etat Civil, Affaires Générales

**Description de l'entreprise**

Commune du Mesnil-Saint-Denis

6 789 habitants

Proche de Paris, en Haute Vallée de Chevreuse et en limite de la ville nouvelle de Saint-Quentin-en-Yvelines

Recherchée pour son calme et son environnement, la commune offre un cadre de vie privilégié.

**Description du poste**

Au sein du service du Pôle Citoyen, sous l’autorité du Responsable du service vous aurez la charge des missions suivantes:

- Instruire, constituer et délivrer tous les actes d’état civil ainsi qu’assurer la tenue administrative des registres.
- Accueillir et répondre aux demandes des administrés.
- Participer aux élections.

**I - Missions du poste**:

- **Accueil physique et téléphonique**:

- Assurer l’accueil et le premier niveau de renseignement du public,
- Orienter le public vers les différents services,
- Réceptionner, enregistrer et assurer le suivi du courrier,
- Recueillir les doléances des administrés et en assurer le suivi.
- **Missions affaires générales / élections**:

- CNI / passeports biométriques:

- Accompagner et conseiller les demandeurs (pré-demande en ligne sur le site de l’ANTS notamment),
- Organiser les rendez-vous,
- Traiter les demandes et remettre les titres.
- Légalisations de signature,
- Tenue des listes électorales : inscriptions, mutations, radiations,
- Organisation des scrutins,
- Recensement citoyen,
- Recensement de la population (tous les 5 ans),
- Remise des diplôme des médailles du travail.
- **Missions Etat Civil** **et funéraire**:

- Réception des déclarations de naissance, adoption et de décès, des reconnaissances, préparation des dossiers de mariage et de PACS,
- Editions de copies d’actes en réponse aux courriers et aux demandes du public,
- Délivrance et suivi des demandes de livret de famille,
- Tenue administrative des registres d’état civil,
- Transcription de décisions de justice et d’évènements divers,
- Relations directes avec l’INSEE, les mairies, les préfectures et les tribunaux,
- Mise à jour du plan du cimetière,
- Participer à la rédaction relative au règlement du cimetière et à sa tarification,
- Tenue des registres informatiques.

**II - Conditions d’exercice du poste**:

- Travail en bureau et guichet d’accueil,
- Un roulement entre collègue est assuré en ce qui concerne les congés annuels, pour une présence permanente.
- Disponibilité demandée lors des pics d’activités (élections notamment) ou face à des urgences.
- Horaires réguliers, avec amplitude variable en fonction des horaires d’ouverture au public,

**Temps de travail hebdomadaire du lundi au vendredi : 37h00 avec une nocturne le jeudi (fermeture mairie 19h15).**

**III - Compétences requises**:
**Savoirs**:
Ø Maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Powerpoint, Outlook...),

Ø Capacité à utiliser les logiciels métiers : Arpège, Berger Levrault, RDV 360, portails web...,

Ø Aisance relationnelle,

Ø Faire preuve de réserve et de discrétion,

Ø Sens du service public,

Ø Être méthodique et organisé (capacité à planifier et à suivre les dossiers),

Ø Savoir faire preuve de réactivité et d'anticipation,

**Savoir-faire**:
Ø Maitrise orale et écrite de la langue française,

Ø Qualités rédactionnelles, grande réactivité,

Ø Capacité à évaluer l’urgence d’une demande,

Ø Savoir faire face aux imprévus,

Ø Gestion des situations délicates,

Ø Bonne maîtrise de l’état civil, du droit funéraire et du droit électoral,

Ø Actes et écrits administratifs.

**Savoirs-être**:
Ø Autonomie, rigueur, esprit d'initiative,

Ø Diplomatie, qualités relationnelles.

Ø Devoir de confidentialité,

Ø En capacité de travailler tant en autonomie qu’en équipe,

Ø Rendre compte.

Ø Donner par son comportement une bonne représentation du service public,

**IV - Relations fonctionnelles**:

- Relation avec les administrés.
- Relation avec les élus.
- Relation directe avec l’INSEE, les mairies, les préfectures et les tribunaux.

**Profil recherché**:

- Votre sens de l’accueil et de la confidentialité,
- Vous maîtrisez la règlementation de l’état civil, la législation funéraire et électorale,
- Ancienneté dans un poste similaire obligatoire,
- Vous maîtrisez l’outil informatique et logiciels métiers,

Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : à partir de 1 800,00€ par mois

Avantages:

- RTT

Environnement de travail:

- Bureau
- En présentiel

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois

Mesures COVID-19:
Protocole sanitaire contre le COVID 19 mis en place

Lieu du poste : En présentiel