Responsable Administratif

**Mission**:
Sous la responsabilité du directeur de l’UFR et en partenariat avec les diverses composantes et services de la faculté, le/la responsable administratif-ve doit assurer l’organisation administrative, financière, pédagogique ainsi que les conditions matérielles nécessaires au bon déroulement de l’enseignement au niveau Licence et Master de l’UFR.

**Activités principales**:
**1) Gestion administrative**:

- Conseiller et informer le directeur ou la directrice de l’UFR
- Gérer l’ensemble des dossiers administratif de la composante
- Préparer et organiser les conseils de l’UFR
- Organiser les élections de la composante
- Participer à l’organisation des comités de sélection pour le recrutement des enseignants
- Participer à l’ensemble des réunions de responsables administratives organisées par les services de la faculté
- Collaborer avec les services centraux
- Encadrement de deux agentes ou agents : Planifier et répartir l’activité ; Gérer leur carrière (entretiens professionnels, tableaux d’avancement et listes d’aptitudes)

**Gestion financière**:

- Élaborer puis suivre et analyser l’exécution budget de l’UFR (masse salariale et fonctionnement)
- Présenter le budget devant la direction de la faculté
- Saisir les commandes dans sifacweb, suivre les achats et le service fait
- Gérer les fournitures
- Gérer et suivre les ordres de mission
- Gérer et suivre les conventions
- Gestion et organisation des déplacements et des réceptions
- Gérer et suivre les heures complémentaires des enseignantes et enseignants et des étudiantes et étudiants vacataires : traitement des dossiers, saisie des états de service (Azur), et arrêtés de paiements
- Saisir et vérifier les états de service des enseignantes et enseignants permanents

**Gestionnaire pédagogique**:

- Assurer la mise en œuvre de l’offre de formation de licence et du master de Paris ainsi que les licences et masters de d’ABU DHABI
- Modéliser et structurer les maquettes des offres de formation de l’UFR sur le logiciel APOGÉE,
- Organiser la rentrée universitaire
- Élaborer les emplois du temps du master de sociologie en coordination avec l'équipe enseignante et assurer la diffusion
- Assurer l’interface entre les enseignants et les étudiants
- Paramétrer les campagnes d’ouverture IPWeb
- Paramétrer les campagnes de la saisie des notes à distances (SNW)
- Coordonner la préparation des sessions d’examen, collecte et tirage des sujets, préparations des PV d’émargement, saisie de note et préparation des PVs de délibération, organisation des jurys, traitement des réclamations
- Coordonner la gestion des étudiants tiers-temps
- Coordonner la gestion des conventions de stages
- Coordonner la gestion des ressources pédagogiques (vidéoprojecteurs, ordinateurs, etc.)
- Éditer des attestations de réussite, attestations administratives
- Participation aux journées portes ouvertes licence et master

PROFIL

**Connaissances transversales requises**:

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France,
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université,
- Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle,
- Maîtrise de l’environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés (APOGEE, Outlook, etc ).

**Savoir-faire requis**:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe,
- Savoir rendre compte,
- Maitriser les logiciels bureautiques,
- Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes,
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences.

**Savoir-faire**:

- Capacités d’organisation, de pilotage et de conduite de projets,
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences
- Maîtriser l’environnement bureautique (Word, Excel), les outils informatiques spécialisés (APOGEE, Sifac),

**Savoir-faire transversaux**:

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie,
- Rechercher l’information, la vérifier et la classer,
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée.

**Savoir être**:

- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels,
- Autonomie, méthode et rigueur,
- Sens de l’organisation et de la coordination,
- Aptitude à travailler en équipe,
- Disponibilité, discrétion et confidentialité,
- Sens du contact et des relations humaines,
- Polyvalence et capacité d’adaptation.

Type d'emploi : Temps plein
Statut : Cadre

Salaire : 35 000,00€ à 45 000,00€ par an

Question(s) de présélection:
Lieu du poste : En présentiel