Office Manager/coordinateur Département de La

L’office manager est placé sous l’autorité directe du Directeur du Département de la Transformation
Numérique afin d’accompagner l’équipe d’encadrement mais aussi de coordonner le Département
de la Transformation Numérique
MISSIONS
Il/Elle sera en charge de l’assistanat des équipes, d’une partie de l’administration du personnel, de la
gestion opérationnelle des Services Généraux et de la transmission des informations au département
comptabilité.
ACTIVITES
- Coordination des services du département en s’occupant de toute la gestion administrative (absences, astreintes, déplacements, achats) ;
- Transmission des informations à l’intérieur du département et aux départements transverses ;
- Gestion de l’accueil physique des visiteurs, des appels téléphoniques avec transmission des messages auprès des bons interlocuteurs et du courrier du département ;
- Organisation des différents évènements internes/externes ainsi que les réunions internes en rédigeant les compte-rendu et contribuant à la préparation des supports de présentation ;
- Rédaction des supports de communication interne (note de service, reporting ) ;
- Gestion de la communication entre le directeur DTN et les différents interlocuteurs internes (Départements cliniques, Départements recherches et Départements supports) ainsi qu’avec les principaux interlocuteurs externes (Institutions, partenaires, fournisseurs, centres de recherche ) ;
- Elaboration de rapports et bilans d’activité ;
- Contribution à l’élaboration des réponses aux appels à projet de financement de projets d’investissement ainsi qu’au suivi et au pilotage financier du département en collaboration avec le contrôle de gestion;
- Centralisation des demandes, organisation des comités de pilotage des achats, relation avec la direction de la commande publique et des achats de l’IPC ;
- Contribution au suivi et au pilotage financier en collaboration avec le contrôle de gestion.

Niveau d’étude Bac+2 avec au minimum un BTS d’assistant manager et/ou d’assistant de gestion
PME-PMI ou une licence professionnelle management et gestion des organisations ou encore un
diplôme d’école spécialisée de type Bachelor en management ou en gestion
Une solide expérience professionnelle d’assistante de Direction est recherchée (2 à 5 ans) et une
dans le domaine RH serait un plus.
Une expérience de poste similaire dans un département informatique sera appréciée. Toute pratique
dans le domaine de la santé sera un plus.
Maîtrise parfaite des logiciels bureautiques, Excellent niveau de français à l’écrit (pour la rédaction
du courrier et des différents documents), comme à l’oral (pour les différentes prises de parole,
appels téléphoniques, accueil de visiteurs) ainsi qu’une bonne maîtrise de l’anglais, un niveau
minimum B2 est demandé. La maîtrise parfaite de la suite MS365 est exigée.
Curieux(se), adaptable, polyvalent et autonome, vous savez être force de proposition,
Rigoureux(se) et discret(e), vous avez le souci du détail, de l’organisation et travaillez en toute
confidentialité
Avenant(e), sociable, vous avez l’esprit de service, le sens de l’écoute et aimez travailler en équipe.
Dans un environnement de travail rythmé par des situations imprévues, la gestion du stress dans les
situations de crises (Urgences, Blackout, Plan Blanc ) fait partie des qualités professionnelles
requises.
CONTRAT
- Type de contrat : CDI, temps plein
- Salaire : 27k€ à 33k€ selon expérience
- Date de début de contrat : poste à pourvoir rapidement

Institut Paoli Calmettes
L’Institut Paoli-Calmettes est un centre de lutte contre le cancer régi par le Code de la Santé Publique.
A ce titre, il se voit chargé par la loi d’une mission de service public en matière de cancérologie.
**Ses missions sont les suivantes**:

- prévention et dépistage du cancer,
- recherche en cancérologie sur l’ensemble des aspects diagnostiques et thérapeutiques de la pathologie cancéreuse,
- prise en charge des patients au plan diagnostique et clinique sur la totalité de leur parcours (chirurgie, radiothérapie, chimiothérapie) et selon les modes de prise en charge adaptés (hospitalisation conventionnelle, hôpital de jour, hospitalisation à domicile),
- enseignement et formation continue en cancérologie.

D’essence hospitalo-universitaire, l’Institut Paoli-Calmettes est adossé à la Faculté de Médecine (une partie importante de nos praticiens est universitaire) et à l’Inserm dont il accueille sur site, des unités de recherche.
Par nature, l’Institut Paoli-Calmettes a également vocation à participer aux campagnes d’information et de prévention à destination du grand public.
Marseille
BTS d’assistant manager et/ou d’assistant de gestion PME-PMI ou licence professionnelle management et gestion des organisations
Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans)
CDI
Assi