Adjoint Administratif

Le CH CHARLES Perrens recrute dès que possible un Adjoint administratif gestionnaire des affaires médicales et chargé du secrétariat de la Direction des Affaires Médicales Mission générale du poste : - Gestion des affaires médicales en binôme avec l'autre gestionnaire du service, sous la responsabilité de l'AAH et de l'ADC de la DAM - Gestion du secrétariat de direction et de l'agenda des deux directeurs adjoints de la DAM - Gestion du secrétariat général de la commission médicale d'établissement (CME) : préparation de l'ordre du jour, comptes-rendus, finalisation et diffusion des documents et présentations relatifs à l'instance Activités principales : - Constitution et mise à jour des dossiers administratifs (papier, informatique) - Établissement des contrats, des attestations, des ordres de missions - Suivi des renouvellements de contrats, changements d'échelons... - Suivi des demandes de poursuite d'activité, retraite, activité réduite... - Accueil physique et téléphonique des personnels médicaux, y compris en formation - Information et conseil sur les éléments ayant trait aux dossiers individuels - Gestion traitement et suivi des courriers des médecins - Préparation et suivi des tableaux de garde des personnels médicaux (séniors et juniors) - Édition des plannings médicaux selon les règles de la GTT, sur instruction du responsable hiérarchique - Suivi des absences (maladies, formation etc.) et traitement des formalités avec les organismes de sécurité sociale - Gestion des tableaux de bord de suivi RH médicales, suivi des CET médicaux - Mandatement des remboursements de mise à disposition de personnel médical auprès de l'établissement et préparation des titres de recettes pour les demandes de remboursement des praticiens de l'établissement mis à disposition d'autres structures - Édition des tableaux de primes médicales, de gardes médicales pour transmission des éléments variables de paye à la DRH - Suivi des demandes de remboursement de frais de déplacements - Suivi des conventions relatives au personnel médical (activité d'intérêt général, mise à disposition.) - Gestion des agendas des directeurs adjoints et rédaction de comptes rendus de réunions et d'instances Diplôme et/ou qualification : Bac+ 2 - Expérience en gestion des affaires médicales ou ressources humaines souhaitée Connaissances : - Statuts des personnels médicaux (connaissances approfondies) - Fonctionnement des différents types de couvertures sociales (connaissances approfondies) - Connaissance de la réglementation relative à la retraite des praticiens (connaissances détaillées) - Maîtrise des tableaux de bord du suivi RH - Paie personnels médicaux (connaissances détaillées) - Informatique : logiciel dédié à la gestion des dossiers administratifs (Hexagone), outils bureautiques (Open Office) (connaissances détaillées) - Secrétariat et gestion des agendas (connaissances détaillées) - Secrétariat général des instances (connaissances détaillées) - Spécificités du postePoste à temps plein - Amplitudes horaires : de 9h à 17h, du lundi au vendredi. - Organisation du temps de travail selon le protocole en vigueur au sein du Centre hospitalier Charles Perrens. - Lieu d'exercice : bureau des gestionnaires des affaires médicales (porte 208 du bâtiment administratif) EPI : Nous rappelons que l'utilisation de produits ou matériels dangereux ou exposition à des matières biologiques, impliquent l'obligation du port des Equipements de Protection Individuelle et qu'il est de la responsabilité du professionnel de se protéger.
- **Qualification**:Agent de maîtrise
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:1 An(s)
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Compétences recherchées**:

- Gestion administrative du courrier
- Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
- Faire preuve de rigueur et de précision
- Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
- Travailler en équipe