Secrétaire de Direction

Le Dispositif d’Appui à la Coordination Lille Sud-Est Douaisis

Le dispositif d'appui à la coordination (DAC) **vient en appui aux professionnels de santé, sociaux et médico-sociaux faisant face à des situations complexes.** Il permet d’apporter des réponses adaptées et coordonnées, quels que soient la pathologie, l’âge de la personne accompagnée ou la complexité de son parcours de santé.

**Il est au service de tous les professionnels du territoire**, qu’il s’agisse:

- Des professionnels de santé de ville, libéraux ou salariés ;
- Des personnels des établissements de santé publics, privés et HAD ;
- Des professionnels de l'ensemble du champ social et médico-social.

**Le DAC répond également aux demandes des personnes et de leurs aidants et ainsi facilite les parcours.**

L’association, regroupe les ex-dispositifs des réseaux gérontologiques, de soins palliatifs et les MAIA du territoire Lille Sud Est Douaisis qui constituent le DAC.

Les missions du secrétaire de Direction

Le secrétaire de Direction **assiste le Directeur de l’association et optimise la gestion de l’activité de l’équipe de Direction.**

**Le secrétaire de Direction apporte un** **soutien administratif et technique polyvalent, **il/elle organise et coordonne les informations et les procédures liées au fonctionnement de l’association.

Il/Elle peut prendre en charge le suivi complet de certains dossiers ou évènements spécifiques.

Les missions du secrétaire de Direction du DAC Lille Sud Douaisis s’exercent sur le **territoire Lille Sud Est Douaisis.**

Le secrétaire de Direction mène ses missions dans une **posture éthique et déontologique**, dans le respect du **secret professionnel et de la capacité des personnes**.

Les activités principales

**_Tâches administratives polyvalentes_**
- Assurer un accueil et secrétariat téléphoniques.
- Assurer un secrétariat administratif au regard des sollicitations de la Direction.
- Echanges réguliers avec les Partenaires
- Préparation et suivi administratif pour la comptabilité externalisée : échanges réguliers avec le cabinet comptable
- Préparer et contrôler les dossiers nécessaires à la mission du Directeur (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions )
- Préparation des dossiers et logistique pour les réunions
- Établir des devis/factures/avoirs
- En collaboration avec le Directeur, échanges réguliers avec les partenaires
- Rédaction et éditions de divers documents
- Gestion du bon fonctionnement de l'Association : fournitures, matériels pour réunions, gestion des consommables, réception et diffusion des courriers reçus etc.
- Soutien à l'organisation et participation aux événements ainsi qu'aux activités courantes de l'Association.
- Participer à la gestion ou gérer les bases documentaires de l'équipe.
- Tenue des tableaux statistiques et synthétiques pour le suivi global de l'activité.
- Suppléer en cas de besoin les assistants de coordination

**_Tâches spécifiques_**
- Participer à l’organisation d’évènements ponctuels ou réguliers
- Participer à la préparation des instances (Bureau, CA, AG )
- Participer à la gestion RH (suivi des demandes RH, congés, formations etc.)
- Participer à la rédaction de documents spécifiques (AAP, notes, comptes-rendus, rapports annuels etc.)

Rattachement hiérarchique

Sous l’autorité du Directeur.

Relations fonctionnelles
- Equipe de Direction
- Equipe du DAC
- Professionnels du territoire, ressources et Partenaires

Profil

**_Diplôme(s) et expérience(s)_**
- Diplôme de niveau 5 / BAC +2 ou plus, idéalement en secrétariat, assistant, assistant manager
- Expérience souhaitée d’au moins 3 ans
- Expérience appréciée dans le secteur sanitaire, médico-social, social et/ou associatif

**_Compétences et connaissances_**
- Maîtriser les techniques de secrétariat.
- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Internet, mailing)
- Savoir faciliter l'organisation du travail.
- Rédiger : excellent niveau d'orthographe exigé.
- Connaissance des droits des personnes, de la déontologie et du secret professionnel

**_Compétences comportementales, transversales et humaines_**
- Goût pour le travail en équipe, intérêt pour l’interdisciplinarité
- Grande rigueur
- Aisance dans la communication orale et écrite, bonnes capacités d’écoute
- Qualité de négociation et de conciliation
- Aptitude au travail en transversalité
- Disponibilité, Autonomie
- Dynamisme et initiative

Conditions de travail

Non cadre

Poste en CDI au sein d’une association Loi 1901

Mutuelle et Prévoyance employeur

Téléphone professionnel et ordinateur

Véhicule de service partagé

Télétravail possible

Poste basé à Flers-en-Escrebieux

Monsieur le Directeur

Association Appui Santé Lille Sud-Est Douaisis

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : à partir de 24 000,00€ par an

Avantages:

- R