110/2023/07 - Agent Gestion Administrative - Uf

**Descriptif**

PRESENTATION
Le service Approvisionnement et Distribution assure, pour le compte des hôpitaux de l’AP-HP, les fonctions de centrale d’approvisionnement et de distribution en relation avec les industries pharmaceutiques et biomédicales. Les produits concernés sont les médicaments, certains dispositifs médicaux, les Denrées Alimentaires Destinées à des Fins Médicales Spéciales (DADFMS) et autres produits de santé admis à l’AP-HP.
Il assure la gestion des médicaments de l’EP-HP : stockage et approvisionnement des PUI des établissements de santé en France Métropolitaine et dans les DROM-COM.
L’activité de l’Unité Rétrocession du Service Approvisionnement et Distribution concerne l’ensemble des prestations relatives aux patients ambulatoires atteints de pathologie orpheline d’Ile de France, de Province et des DROM-COM qui ne peuvent se déplacer vers une pharmacie hospitalière.
Les produits dispensés (médicaments inscrits sur la liste de rétrocession, Denrées Alimentaires Destinées à des Fins Médicales Spéciales) sont expédiés au domicile des patients ou aux adresses spécifiées, par l’intermédiaire de transporteurs externes à l’AP-HP. Cette activité englobe également le stockage, la préparation et le colisage des produits de santé stockés au magasin rétrocession à expédier chez les patients et aux hôpitaux de l’AP-HP.
COMPOSITION DE L’EQUIPE
L’Unité Fonctionnelle Rétrocession est constituée de : 2 Pharmaciens Praticien Hospitalier, 1 Cadre de Santé, 7 Préparateurs en Pharmacie Hospitalière, 7 Agents de la filière technique et ouvrière.
LIAISONS
HIERARCHIQUE DIRECT
Sous l'autorité hiérarchique du cadre de l’unité, du cadre supérieur du service
TECHNIQUE
Sous l’autorité technique du Pharmacien Responsable de l’unité et du Chef de service
FONCTIONNELLES
Etablissements AP-HP et hors AP-HP (Pharmacie à Usage Intérieur, Magasins médicaux )
Services, unités et directions de l’AGEPS
Laboratoires Pharmaceutiques
Transporteurs
Les patients
Caisses d’assurance maladie et organismes sociaux
Les prestataires de services
QUOTITE DE TRAVAIL
Temps plein (100 %)
HORAIRES DE TRAVAIL
Temps de travail : 7 h 00 / jour
Amplitude horaire : de 8 h 30 à 17 h 00 du lundi au vendredi, repos hebdomadaire fixe le samedi et dimanche
Parking attenant à l’AGEPS
ACTIVITES
Contribuer à l’amélioration de la qualité des prestations et des services rendus aux patients.
Optimiser au sein de l’UF Rétrocession la gestion administrative des dossiers patients et des prescriptions médicales
ACTIVITES PERMANENTES
- Saisir informatiquement des ordonnances
- Saisir des frais annexes (facturation des frais de port)
- Gérer des appels téléphoniques et des mails pour l’ensemble de l’UF
- Mettre à jour, classer et archiver des dossiers patients
- Suivre des expéditions sur les sites transporteurs
- Gérer des litiges et réclamations avec les transporteurs
- Trier des ordonnances (courrier + mail)
- Archiver des documents liés à l’activité

ACTIVITES PONCTUELLES
- Saisir des étiquettes d’expédition par transporteur
- Préparer des commandes pour les patients et hôpitaux de l’AP-HP
- Participer aux réunions de service, d’information, aux staffs laboratoires et formations
- Participer à des groupes de travail (CREX, réaménagement du magasin )
- Participer aux différentes activités du service en cas de nécessité
- Participer à l’inventaire annuel du service

COMPETENCES REQUISES
SAVOIR FAIRE REQUIS
Gérer une situation d’urgence dans son domaine de compétences
Savoir prendre des initiatives, travailler en équipe
Avoir le sens de l’organisation
CONNAISSANCES ASSOCIEES
Connaissance des logiciels Word, Excel, Outlook
Connaissance souhaitée des logiciels utilisés au SAD : SAP, BEXT, CIAPPA
Connaissance appréciées : notions sur les produits de santé et les pathologies chroniques, connaître le circuit du médicament, connaître le fonctionnement des organismes sociaux, maîtriser les Bonnes Pratiques de Distribution (Formation possible)

**Personne à contacter**
Aurélie LEFOL, cadre du service
Tél. : 01 46 69 13 15
Cadre Supérieur du service : 01 46 69 14 04