Cadre de Gestion Administrative

Entité : Ville de Metz

Filière : Administrative

Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie du poste : B

Type d'offre : Vacance de poste

Temps de travail : temps complet

A compter du : 01/10/2025

Mode de recrutement : Statutaire ou à défaut contractuel

Titre : Cadre de gestion administrative / Officier d'Etat Civil - Mairie de Quartier (H/F)

DGA : Direction Déléguée Proximité

Logo (annonces Front Office) : Array

Direction / Pôle : Population et élections

Lieu de travail :Mairie de quartier de Borny - 11 rue de Pange 57070 METZ

Fin de publication : 06/12/2025


Au sein de la Mairie de Quartier de Borny, et sous l’autorité de son Responsable, votre rôle consiste à le seconder dans toutes ses missions relatives à la bonne marche de la mairie, notamment:
Accueillir et renseigner le public (physique & téléphonique)

Superviser l’organisation et le bon fonctionnement des guichets d’accueil du public

Réaliser autant que de besoin les prestations de guichet (formalités et démarches administratives, délivrances de titres d’identité ou de voyage, d’actes d’Etat-civil, recueil de la doléance etc )

Être l’interlocuteur de premier niveau des agents de guichets sur toutes les prestations qui y sont réalisées

Garantir l’organisation générale de la mairie de quartier en étant force de proposition

Seconder et assister le responsable de la mairie de quartier dans ses missions (gestion et relance de la doléance, organisation des instances de quartier)

Traiter la boîte mail générique de la mairie de quartier

Veiller à la continuité des stocks des consommables et alerter ou commander le cas échéant

Consulter et gérer Airs courrier : courriers arrivés et envoi de courriers, note

Procéder aux demandes d’assistance informatique ou impressions dématérialisées

Assurer une veille dans les procédures d’archivage en lien avec les agents

**Activités**:
**Gestion des Mairies de quartiers et encadrement de proximité**

Assister le responsable dans ses tâches quotidiennes (organisation de réunions, visites de terrain, rédaction de compte-rendu, gestion des doléances ) et le remplacer en cas d’absence

Manager les agents en poste dans la structure

Gérer les situations conflictuelles et les tensions au sein de l'équipe

Proposer des axes d'amélioration en vue d'optimiser les pratiques professionnelles existantes

Accueillir et former les nouveaux agents

Participer à la gestion des plannings, congés et absence

Assurer en interne les demandes de travaux auprès des services techniques et leur suivi (gima)

Instruire les demandes de locations de salle

Coordonner les plannings des différentes permanences et activités assurées en mairie de quartier

**Accueil du public**

Accueillir et renseigner le public sur place ou par téléphone, gérer l’affluence

Renseigner sur l’organisation des services de la commune

Renseigner les personnes sur les services de l'état civil et les prestations en mairies de quartier

Orienter le public vers les services ou organismes compétents

Gérer la documentation mise à disposition du public et actualiser régulièrement l’affichage d’informations

Enregistrer et transmettre les messages ne relevant pas de vos compétences en récoltant les informations essentielles : identité, coordonnées, objet

Recueillir les doléances, les organiser et les traiter selon les instructions du responsable de mairie

** Instruction des demandes liées aux diverses formalités administratives**

Mettre en œuvre les outils de planification et les procédures

Fournir aux usagers les dossiers à compléter s'inscrivant dans la compétence recherchée (Mariages & PACS, Décès)

Instruire les demandes : analyse, liste des pièces à fournir, vérification des éléments du dossier, enregistrement

Délivrer des titres (CNI, passeports) et des attestations d'accueil

Certifier l’identité numérique de l’usager

Relations fonctionnelles : les usagers, ANTS, Préfecture, Eurométropole, CCAS, services Ville de Metz, centres socioculturels/sociaux, associations, partenaires extérieurs

**Compétences requises**:
Formation de niveau Bac à Bac+2 en gestion des administrations, en droit public, de travailleur social ou de technico-commercial

Connaissance des procédures afférentes à l'Instruction Générale Relative à l’État Civil (IGREC) et maîtrise des formalités administratives

Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Microsoft Teams, Outlook, Power Point, Internet)

La pratique d'un logiciel dédié à la gestion de l'état civil constitue un atout

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Capacité de management opérationnel et d’encadrement d’équipe

Bon relationnel, sens de l'écoute et diplomatie

Aisance rédactionnelle, esprit de synthèse

Autonomie, disponibilité et rigueur dans l’organisation du travail

Discrétion et confidentialité

Sens du service public et du travail en équipe

Une langue étrangère (anglais, all