Assistant de Direction

**Contexte**:
Le FIAP Paris, centre international d’hébergement et de séminaires au cœur de Paris, est un lieu atypique mixant l'ambiance d'une auberge de jeunesse et le confort d'un hôtel. Le FIAP dispose de 192 chambres et 26 salles de séminaires réparties sur 8 niveaux, un espace de restauration tendance sur 2 étages ouvert sur une grande terrasse végétalisée en plein cœur du 14ème arrondissement. Notre établissement héberge des groupes de jeunes de toutes nationalités et il permet à des entreprises et/ou associations d'organiser des séminaires, des congrès des réunions, des formations, etc...

**Descriptif de l’offre**:
Nous recherchons **un ou une assistant(e) de direction** dynamique et organisé(e) pour rejoindre notre équipe

L’assistant(e) de direction joue un rôle clé de soutien aux activités administratives et à la coordination des projets de la structure, vous aurez pour principale mission d’assister l’équipe de direction, afin d’optimiser la gestion de son activité en assurant un appui organisationnel et opérationnel.

Sous la supervision de la Responsable administratif & RH et vos principales missions seront les suivantes:
**Support administratif /secrétariat du CODIR**:

- Gestion du courrier, des appels téléphoniques et de l’accueil physique.
- Organisation et préparation des réunions de travail (calendrier, réservation de salles, restauration, déplacement).
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, rapports, comptes rendus, rapport d’activités ) à partir des consignes données.
- Rassembler et mettre à jour les tableaux de bords.
- Gérer les fournitures de bureau (consommables et matériels courants : commande, inventaires et suivi budgétaire).
- Rédiger les bons de commande et assurer le suivi des factures
- Gérer et actualiser la documentation professionnelle et réglementaire (collecte, traitement, classement et mise à jour).

**Appui transversal et projets**:

- Participer à la mise en œuvre et au suivi des dossiers et projets transversaux du CODIR, en autonomie
- Assurer la préparation et le suivi des dossiers, effectuer les relances nécessaires et le reporting régulier de l’avancement des activités.

**Gestion administrative et institutionnelle de l’association**(Bureau, CA, AG)**:

- Préparer et organiser les réunions du Conseil d’administration, du Bureau, et des Assemblées générales : convocations, dossiers, ordres du jour, logistique, rédaction et diffusion des procès-verbaux.
- Assurer le respect des délais, formalités et obligations légales et statutaires (déclarations, dépôts de documents, mise à jour et renouvellement des instances).

**Assistance à la fonction RH**:

- Participer à la gestion administrative du personnel : dossiers salariés, absences, visites médicales, transmission des variables de paie.
- Contribuer à l’organisation des recrutements et à l’intégration des nouveaux collaborateurs (convocations, contrats, accueil et accompagnement des nouveaux employés).
- Contribuer à la diffusion des communications RH (notes, règlements, informations internes).

**Gestion administrative de l’établissement bis**:

- Dans le cadre du développement du FIAP, un deuxième site (« établissement bis ») est administré en lien avec la direction générale. L’assistante de direction apporte son soutien administratif afin d’en assurer le bon fonctionnement. _
- Être le relais administratif du directeur général : gestion des contrats, demandes de travaux, suivi réglementaire.
- Vérifier et centraliser les factures liées au fonctionnement de l’établissement bis (loyers, charges, fournisseurs) : préparer les factures et assurer leur suivi en lien avec le service comptable.
- Passer les commandes de fournitures et de prestations nécessaires, assurer le suivi des livraisons et tenir à jour le tableau des dépenses et des stocks.
- Veiller à la conformité réglementaire.
- Assurer la préparation et le suivi de dossiers en lien avec le directeur général, effectuer les relances nécessaires et le reporting régulier de l’avancement des activités.

**Profil recherché**:
Niveau : minimum BTS SAM/GPME et/ DUT ou Licence pro management des organisations.

Vous disposez d’une bonne expérience sur un poste similaire.

**Compétences recherchées**:

- Grandes capacités organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles.
- Travaille de façon autonome à partir de consignes données : définition des priorités, forte réactivité, changements rapides et réguliers de sujets.
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Pack Office, Canva )
- Sens de l’initiative
- Rigueur

**Conditions d’emploi et rémunération**:

- Lundi à vendredi (Travail en journée, soirée : 2 fois par an - réunions institutionnelles).
- 34h/semaine - CDI - Statut Agent de maitrise
- Rémunération : de 31 400 € à 33 400 € brut annuel, selon expérience.

+ Prime d’intéressement

+ 13ème mois

+ Mutuelle

+ Prime repas

Avantages : épargne salaria