Secrétaire de Direction

**Le Département de la Charente recrute** **NOTRE INSTITUTION** **CADRE INSTITUTIONNEL** Pôle Direction Service Secteur / cellule Résidence administrative Localisation géographique Emploi repère Niveau fonctionnel **ENVIRONNEMENT HIERARCHIQUE ET FONCTIONNEL** Relations fonctionnelles Internes Externes **une secrétaire de direction (H/F)** **emploi de catégorie C - filière administrative** Placé idéalement au cœur de la Région Nouvelle-Aquitaine, le Département de la Charente offre l'avantage d'une agréable qualité de vie et de paysages très divers : Charente limousine, Charente périgourdine, pays du Cognac, vallée de l'image d'Angoulême, constituent des atouts économiques et culturels pour le département. De nombreux et grands festivals y sont organisés toute l'année : le festival international de la Bande dessinée y côtoie le Festival du Film Francophone, le Festival Blues Passion, Musiques Métisses ou le Festival des Musiques du monde à Confolens. Ouvert sur les métropoles, le Département de la Charente est accessible grâce aux axes nationaux et la LGV qui desservent ses territoires. La collectivité gère un budget d'environ 500 millions d'euros, 2000 agents, 200 offres d'emplois annuelles. Tourné vers le développement de l'image de son territoire, le Département de la Charente accorde une importance particulière à l'éducation, à travers les collèges dont il a la charge, à l'accessibilité de ses territoires, à travers l'entretien des routes départementales, et aux solidarités humaines, à travers les maisons des solidarités. La direction de la prévention médico-sociale conduit la politique de la PMI - mission obligatoire du Département - déclinée dans les territoires par des équipes pluridisciplinaires (puéricultrices, sages-femmes, médecins et éducateurs de jeunes enfants). Elle porte également 2 missions de santé publique : la lutte anti-tuberculeuse et la vaccination au sein d’un service spécifique. Ces actions de prévention s’adressent à toutes les familles en lien avec les autres missions du pôle solidarités et ont pour objectif la réduction des inégalités sociales de santé. Pôle solidarités Direction de la prévention médico-sociale (DPMS) Angoulême (16000) 15 boulevard Jean Moulin Secrétaire 6.1 Gestionnaire opérationnel et d'appui opérationnel - Services de la prévention médico-sociale : PMI, service agrément, vaccinations / centre de lutte anti-tuberculeuse, CD2S - Autres directions et services du pôle solidarités, territoires d'action sociale, secrétariat de direction du pôle solidarités - Cabinet du Président - Pôle ressources (RH, juridique...) - Conseillers départementaux - Usagers - Élus et services publics en lien avec l'activité : (EPCI, CAF, ARS, CPAM, MSA, Éducation Nationale, IREPS...) - Autres CD (Médecins directeurs des PMI) - Formateurs (champ du médical ou du médico-social) - Associations - Fournisseurs **DÉFINITION DU POSTE** **ACTIVITÉS** **Mission 1**: **Mission 2**: **Mission 3**: **Mission 4**: **CONDITIONS PARTICULIÈRES D’EXERCICE** Temps de travail Moyens logistiques Conditions particulières La secrétaire de direction de la direction de la prévention médico-sociale apporte une assistance administrative au médecin directeur en matière d’organisation, de gestion, de communication, de classement et de suivi des dossiers. - Gérer le circuit du courrier (arrivée et départ) : effectuer la ventilation du courrier vers les services, enregistrer le courrier via le logiciel Post-Office et réaliser le suivi du courrier sensible (envoi AR) - Réaliser des travaux bureautiques (courriers, notes, tableaux statistiques) pour la direction et le service mode d'accueil - Préparer les délibérations via le logiciel Air-Délib - Diffuser des informations, classer et archiver des documents - Gérer le circuit des documents internes (réaliser, vérifier et contrôler le retour des parapheurs) Réalisation de missions administratives d'appui (30 %) - Préparer et saisir les commandes des territoires d'action sociale via le logiciel e-SEDIT (bons de lait, commandes de pharmacie, de matériel) - Assurer le suivi des lignes budgétaires des commandes effectuées - Saisir des avis de naissance (mission réalisée en binôme) : renommer et effectuer la mise à disposition des puéricultrices de PMI de secteur - Réaliser la saisie des congés des agents de la direction via le logiciel Eksaé - Gérer les commandes de fournitures du service et leur distribution - Assurer le suivi de l'agenda de la Directrice et établir le tableau mensuel de présence des agents de la direction de la prévention médico-sociale - Assurer l'accueil téléphonique de la DPMS "centrale" et transmettre des informations aux différents services (agrément, PMI en territoires d'action sociale, centre de santé sexuelle, centre de vaccination/CLAT) - Organiser les réunions inte