Gestionnaire Administratif

**Position**:
Dans le cadre d'un remplacement notre équipe finance recherche un Gestionnaire Administratif (F/H). Vos missions principales sont les suivantes:
Ø Etre responsable de la gestion des notes de frais, des cartes corporate, PCARDS et cartes virtuelles

Ø Etre responsable du contrôle des notes de frais conformément à la procédure Notes de Frais MHCS

Gestion des Notes de frais

Assure le traitement et le contrôle des notes de frais:

- S’assure du respect de la procédure Notes de Frais et remonte les anomalies à son responsable, au Contrôle Interne (et éventuellement au Responsable Assurances) et / ou en direct avec les collaborateurs pour les anomalies « basiques »
- Suit et traite les acomptes sur frais (comptabilisé par le service comptable) - Accueille les nouveaux cadres MHCS et les sensibilise aux procédures Notes de Frais et flux COREFA, et les formes sur le logiciel de gestion des notes de frais
- Assiste les opérationnels sur le suivi de leurs notes de frais et l’utilisation du logiciel de gestion des notes de frais, et les alerte en cas de prélèvements pour lesquels les Notes de Frais ne seraient pas faites
- Fournit des états de reporting selon les demandes internes ou externes
- Effectue le nettoyage des bases de données 1 fois par an minimum en lien avec l’administrateur du logiciel de notes de frais MHIS (codes matricules, rôles valideurs, doublons)
- Met à jour le guide utilisateur et prépare les communications internes liées au logiciel de gestion des notes de frais et aux cartes affaires
- Assure le classement et l’archivage des notes de frais papier, effectue les recherches en cas de contrôle ou audit - Justification des comptes d’acomptes sur frais lors des clôtures mensuelles et des provisions notes de frais
- Demande de création à la comptabilité Fournisseurs des comptes fournisseurs SAP non créés dans le logiciel de notes de frais (notes de frais excel, stagiaires et intérimaires)
- Gère les attributions de cartes corporate et les restitutions en relation avec Amex et BNP, ainsi que les demandes de déblocage en urgence
- Remonte les incidents de paiement sur les comptes cartes corporate (rejets des prélèvements)
- Contrôle la bonne intégration en note de frais des remboursements carte obtenus par les collaborateurs Gestionnaire des PCARDS et cartes virtuelles (achat Internet)

Procède à la création des PCARDS (carte d'achat) auprès de la banque selon fois la procédure interne d’attribution MHCS
- Maintient à jour la base PCARDS (carte d'achat) sur le site de la banque : création de nouveaux fournisseurs, nouveaux porteurs et nouveaux départements Ø Réception, mise en forme et enrichissement des fichiers de dépenses PCARDS pour les départements concernés (Vignoble Moët, vignoble VCP, Services Généraux, Visites & Réceptions)
- Remonte les anomalies relevées au Contrôle Interne sur l’utilisation des PCARDS selon la procédure MHCS PCARDS (carte d'achat) Ø Procède à l’attribution de cartes virtuelles selon la procédure interne MHCS Gestionnaire des commandes d’achat (LATAMEC) Ø Réceptionne les factures LATAMEC adressées à MHCS, établit les commandes d’achat dans SAP après validation de la région

Ø S’assure du paiement des factures aux dates d’échéance définies

**Profile**:
Pour rejoindre notre équipes:

- Formations/qualifications : bac +2 BTS/DUT comptabilité ou équivalent
- Expériences requises : minimum 2 ans dans un poste comptable

Savoir-être (qualités):

- Réactivité (savoir gérer l’urgence)
- Extrême confidentialité
- Sens de la diplomatie
- Sens du relationnel
- sens du service
- Organisation
- Disponibilité
- Autonomie
- Esprit d’analyse
- Rigueur

Savoir-faire:

- Maîtrise des outils bureautiques et idéalement pratique d’un logiciel notes de frais
- Connaissances comptables et/ou juridiques
- Gestion des priorités