Gestionnaire de Scolarité Formation Continue

**À propos de nous**:
Située au coeur de Lyon et de Bourg-en-Bresse, l’Université Jean Moulin offre un espace d’apprentissage et de recherche centré sur les sciences humaines et sociales. Avec 7 écoles doctorales et 19 unités de recherche, elle développe une recherche interdisciplinaire, en lien avec les grandes questions de société.

Membre de l’Université de Lyon, elle accueille près de 28 000 étudiants et propose un large éventail de formations du BUT au doctorat dans un cadre d’études de qualité. Ouverte sur l’Europe et sur le monde, l’Université Jean Moulin développe des actions de coopération pédagogique et scientifique sur les 5 continents. Favoriser l’égalité des chances en respectant les différences constitue son ambition première, convaincue que la diversité et les spécificités sont une richesse et que chacun d’entre nous est défini par ses différences. Pleinement engagées auprès de leurs partenaires socio-économiques, les équipes de l’Université Jean Moulin mettent tout en oeuvre pour contribuer à la réussite des étudiants et à leur insertion professionnelle.

**Mission**:
**Contexte et missions principales**:
**Accueil / lnformation**:

- Accueillir, informer et orienter les participants, le public, les intervenants, les professionnels et les partenaires

**Gestion de scolarité**:

- Gérer les dossiers des participants de leur inscription pédagogique à la remise de diplômes
- Gérer les spécificités des programmes confiés : modularisation, formation sur mesure
- Être l'interface entre le Responsable du programme et les différents intervenants, le responsable du programme et les participants, les enseignants et les participants.
- Élaborer les emplois du temps des programmes en partenariat avec le responsable pédagogique, réserver le matériel spécifique et résoudre les dysfonctionnements
- Gérer les assiduités et les attestations mensuelles de présence (émargement numérique)
- Gérer les heures d'enseignement sur applicatif spécifique
- Organiser et participer aux réunions et comités de gestion des diplômes
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, saisir les éléments pour l’établissement des documents statistiques
- Classer et archiver des documents
- Contribuer au développement de la Formation Continue en concertation avec les autres services de la Direction Formation Continue et Alternance

**Soutien logistique et communication**:

- Participer aux audits (Qualicert, Equis, AACSB,) : fournir les éléments demandés par le Pôle Accréditations Qualité concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l’audit.
- Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs
- Gérer les ordres de mission pour les frais de déplacement (plateforme dédiée) et sorties pédagogiques
- Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations de l’école (JPO, salons)
- Participer à la remise solennelle des diplômes.
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure

**Profil**:
**Compétences**:
**Connaissances**(savoir)
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Culture internet
- Techniques de communication orale et écrite
- Techniques d'accueil téléphonique et physique

**Compétences opérationnelles**(Savoir-faire)
- Connaissance des procédures de certification.
- Connaissance de l'ensemble des diplômes de l'iaelyon.
- Connaissance du régime des études et examen de chaque programme.
- Très bonne maîtrise des logiciels de bureautique : Word, Excel.

Une expérience antérieure dans des fonctions similaires serait un plus (usage des logiciels spécifiques de scolarité SCOLLINS, des heures complémentaires SCOP, IAEDT NET3 et émargement numérique.

**Compétences comportementales**(Savoir-être)
- Qualités relationnelles exigées : écoute, disponibilité, adaptabilité, diplomatie
- Savoir travailler avec des partenaires différents : responsables de programmes, intervenants nationaux et internationaux, enseignants, responsable hiérarchique direct, mais également avec les différents collègues et les « extérieurs », selon des contraintes calendaires serrées
- Autonomie tout en sachant rendre compte au responsable hiérarchique direct.
- Travail en équipe.
- Organisation et rigueur.

**ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL**:
Identification du service de rattachement et localisation géographique

Service Scolarité Formation Continue
- Direction Formation Continue Alternance iaelyon Manufacture des Tabacs - Lyon 8e

**Mission principale des services de scolarité de l’iaelyon**:

- La responsabilité des gestionnaires est importante : ils véhiculent l’image de l’iaelyon ainsi que celle de l’université vis-à-vis de nos partenaires extérieurs._

**Service recrut