Assistant Médico-administratif Référent

**Descriptif**

Pré requis pour postuler être titulaire du grade Assistant Médico-Administratif - recrutement par voie de mutation, détachement ou intégration.
Missions du service
Le service de génétique génomique et procréation réunit l’ensemble des activités de consultations de génétique prénatales et post-natales des maladies constitutionnelles et de génétique onco-hématologique ainsi que le Centre d’Aide Médical à la Procréation (AMP) et la biologie de la reproduction.
Le service anime les Centres de Référence Maladies Rares (CRMR) qu’il intègre (anomalies de développement, arthrogrypose et maladies neuromusculaires de l’enfant). Il développe le diagnostic de maladies génétiques et génomiques constitutionnelles et somatiques du fœtus à l’adulte (caryotypes et analyse chromosomique sur puce à ADN).
Il participe à des réseaux nationaux et internationaux pour le diagnostic et la recherche dans le cadre des maladies rares.
Le service d’AMP clinique, en collaboration avec le laboratoire de procréation met en œuvre les techniques d’assistance médicale à la procréation. Il assure également la gestion du don de gamètes et d'embryons pour l’arc alpin.

I. SECRETAIRE REFERENTE 40%
a
- Les activités spécifiques au poste
- Management et coordination des assistantes médico-administratives o Organiser les réunions d’équipe régulières et en assurer le compte-rendu
- Organiser et planifier le travail dans les différents secrétariats o Effectuer un suivi des objectifs déterminés au sein du secteur
- Mettre à jour les procédures des secrétariats et habilitations des secrétaires o Veiller à une répartition équitable des taches o Organiser les remplacements et recrutements des agents o Assurer les entretiens individuels d'évaluation du personnel
- Rédiger et actualiser les profils de poste de l’ensemble des personnels administratifs
- Accueil et encadrement des nouveaux personnels et les stagiaires : création des comptes informatiques, habilitations aux logiciels, envoi des codes
- Gestion des commandes des secrétariats:

- Consommables informatiques (LYRECO et DYADEM) o Stocks et entretien du matériel bureautique (SCOOP)
- Recensement des besoins en fournitures hôtelières des équipes administratives
- Gestion des demandes d’intervention aux services techniques et informatique pour les équipes administratives (GMAO),
- Gestion des habilitations informatiques des personnels administratifs et médicaux
- Participation aux réunions de service et rédaction des comptes-rendus  

b
- Les compétences spécifiques
- Adhésion au projet médical
- Maîtrises informatiques : Suite Office, Outlook, Easily, DefGen, GMAO, etc.
- Qualités rédactionnelles
- Suivi de l’activité du service pour organiser les bilans d’activité
- Formation préalable à la qualité & norme ISO-15189
- Qualités managériales : écoute, organisation, rigueur, accompagnement
- Savoir fixer des objectifs individuels et collectifs, les suivre et les mesurer
- Communication et prises de décisions en lien avec les responsables hiérarchiques et fonctionnels

II. SECRETAIRE MEDICALE 60%
Renfort aux secrétariats médicaux des différents secteurs:
a
- Les activités spécifiques au poste 
- Impressions des comptes rendus, frappe de courriers
- Transmission des courriers, après validation électronique, aux médecins du patient - Numérisation des examens médicaux des patientes de l’ensemble des intervenants en consultations
- Création des dossiers patients, enregistrement, numérotation et facturation des dossiers

b
- Les compétences spécifiques
- Connaissances des différents examens de biologie moléculaire (pathologies, tubes de prélèvements, quantité de sang, etc.)
- Saisie et mise en forme des documents, rapports, courriers, comptes rendus médicaux
- Tri et diffusion des courriers, dossiers et documents médicaux
- Classement et archivage des dossiers, courriers médicaux, résultats d’examens
- Préparation des rendez-vous de consultations
- Gestion des rendez-vous de consultations des médecins du secteur (premiers rendez-vous, rendez-vous de résultats, etc.)
- Accueil physique : savoir s’adapter à la situation (situation vécue par les patients parfois très difficile en fonction de la pathologie)
- Accueil téléphonique : savoir orienter les demandes de rendez-vous, savoir discerner le rendez-vous à donner en urgence de celui qui peut attendre, savoir orienter les communications en cas d’absence d’un des médecins

III. PREREQUIS
Les relations professionnelles spécifiques au poste
- Responsables hiérarchiques : le Cadre Supérieur de Gestion (N+1) et Directeur Délégué (N+2)
- Responsables fonctionnels : le responsable médical du secteur, les responsables médicaux d’unité, la Cadre Médico-Technique, le Cadre supérieur sage-femme et les Cadres de santé
- Les correspondants médicaux internes ou externes au CHU