Assistant de Coordination

FICHE DE POSTE

ASSISTANT(E) DE COORDINATION

RESUME DU POSTE

Votre mission principale est d’informer et orienter les patients, les familles, les aidants et tous professionnels.
Vous appuierez l’équipe de coordination dans la gestion administrative des accompagnements de personnes en situation complexe. Vous accompagnerez également la responsable de coordination de l’antenne dans l’animation de l’équipe et du territoire de l’antenne.

POSITION HIERARCHIQUE

Lien hiérarchique : Responsable de coordination
Statut non-cadre

RELATIONS FONCTIONNELLES

En interne : équipe de coordination, équipe support, équipe administrative, direction
En externe : Professionnels libéraux de proximité, équipe des établissements médicaux sociaux, patients, familles, associations, partenaires du DAC

MOYENS TECHNIQUES

Travail sur poste informatique
Utilisation du téléphone (softphonie et mobile)
Voiture de service

CONDITIONS DE TRAVAIL

Travail au sein de l’antenne locale de rattachement
Poste à temps plein
Déplacements professionnels ponctuels

ACTIVITES DU POSTE

ACCUEIL / ADMINISTRATIF
Réceptionner les appels téléphoniques, les mails et accueillir le public
Réaliser la mission 1 du DAC 21 : informer, orienter, conseiller
Réaliser les tâches diverses de secrétariat (dossiers info et papier, MAJ des dossiers administratifs en lien avec la coordination, classement, archivage, etc )
Mettre à jour l’annuaire des professionnels
Recenser chaque sollicitation dans l’outil informatique dédié

COORDINATION
Identifier et recenser les besoins et attentes des sollicitants
Apporter un appui à la coordination (tâches diverses de coordination des soins)

Planifier et organiser les activités (agenda partagé)
Créer les dossiers patients et en assurer le suivi administratif avec vérification des informations concernant le patient dans le cadre de l’identitovigilance
Préparer les dossiers d’évaluation
Conseiller/aider le patient lors de démarches socio-administratives (constitution de dossiers d’aides financières, contact avec les administrations concernées ).
Gérer les boites mails génériques et sécurisées
Procéder aux démarches d’inclusions des patients et suivi des files actives (enregistrements informatiques des documents des patients, process de saisie, etc )
Diffuser les informations actualisées auprès des professionnels de santé (mailing )
Faire le lien avec les patients, leurs familles et aidants, les professionnels des cercles de soins et l'équipe de coordination
Assurer une continuité du service et du suivi en l’absence de collègues (réponse téléphonique, création d’identités, etc )
Mettre à jour les tableaux de bord en lien avec l’activité de coordination

PARTICIPATION ANIMATION TERRITORIALE
Participer aux groupes de travail divers internes
Participer aux Réunions de Concertation Pluridisciplinaire, et produire les comptes-rendus de ces RCP
Participer, produire des comptes-rendus de réunions partenariales : (Point CD/DAC, points Ville/Hôpital, etc )

FONCTIONNEMENT
Participer aux différentes réunions d'équipe, séminaires DAC
Rédaction des comptes-rendus d’équipe et réunions partenaires

FORMATION
Participer à des journées de formation (selon les thèmes )
Organiser et participer aux formations du DAC

ENCADREMENT DES STAGIAIRES
Accueillir : référent, fiche de poste, organisation planning
Suivre les objectifs
Réaliser le bilan mi stage
Réaliser l’évaluation avec formateur(trice)
Réaliser l’évaluation finale

FORMATION SOUHAITEE OU EXIGEE
- Baccalauréat / BTS SP3S ou BTS ESF
- Formation continue en rapport avec la fonction

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

2 ans d’expérience minimum

CONNAISSANCES ET COMPETENCES REQUISES

Savoirs
- Parfaite maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel, Power point, Publisher, Outlook et divers logi
- Vocabulaire médical
- Bureautique spécifique (dossier patients informatisé, logiciel spécifique )
- Organisation et planification des activités
- Maîtrise de l’orthographe et des techniques de communication
- Bureautique spécifique (dossier patients informatisé, logiciel spécifique )
- Prise de note

Savoir-faire
- Connaissance de l’environnement médico-social du territoire
- Connaissance du droit des usagers du système de santé
- Connaissance des textes relatifs aux soins
- Capacité à analyser la demande et à évaluer l'urgence
- Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire et interdisciplinaire
- Capacité à identifier les informations communicables à autrui dans le respect de la personne et du secret professionnel
- Capacité d’organisation, d’anticipation
- Facultés d'adaptation rapide aux exigences du métier

Savoir-être
- Avoir le sens de l’accueil et de l’organisation
- Avoir des compétences relationnelles
- Être capable de travailler en équipe
- Respecter les process de travail et la hiérarchie
- Discrétion, empathie
- Capacité à gérer ses émotions et situations de stress
- Capacité d’adaptation à toute situation
- Autonomie, rigueur, esprit d’initiative et créativité
- Respect des règles d’éthique