Assistant(E) de Directions

**À propos de nous**:
Le GHT d’Armor regroupe six Établissements publics de santé : Guingamp, Lannion, Paimpol, Tréguier, Centre hospitalier du Penthièvre et du Poudouvre (CH2P) et Saint-Brieuc. Ce dernier est l’établissement support du GHT.

Le centre hospitalier de Guingamp est un établissement qui couvre l’ensemble des spécialités de MCO. Il dispose de SSR, d’Ehpad et USLD, comptant aujourd’hui environ 580 lits et places. En outre, il dispose d’une reconnaissance d’unité de soins palliatifs de 10 lits.

**Mission**:
Les deux Assistantes de Directions assurent la gestion commune des secrétariats de la Direction Générale, des Ressources Humaines, de la Direction des Soins, de la Direction des Finances et des responsables rattachés aux directions fonctionnelles dans leurs missions de leurs activités.

**MISSIONS ET ACTIONS PRINCIPALES**:

- ** Accueil**:

- Accueil téléphonique et physique, information et orientation
- ** Secrétariat**:

- Organisation de réunions et planning (astreintes administratives, entretiens professionnels )
- Relecture et mise en forme de documents, de courriers, de comptes-rendus
- Réservation des salles pour le GHT et organismes extérieurs (convention de location)
- Réservation de véhicules
- Réaliser la mise en forme et la mise à jour de documents et reprographie
- Assurer le suivi, la tenue, le classement et l’archivage de dossiers
- Commandes et réception fournitures de bureaux
- Transférer les demandes reçues via le formulaire de contact du GHT
- **Agendas**:

- Prise de rendez-vous
- Tenue des agendas
- ** Courrier/mails**:

- Réception, tri, traitement et répartition aux directions fonctionnelles
- ** Instances (CSE, F3SCT, Conseil de Surveillance et CSIRMT)**:

- Planification des instances
- Préparation et transmission des documents et convocations relatifs aux instances
- Secrétariat de séance, réalisation des PV, diffusion des avis, saisie et envoi des délibérations
- Coordination, dialogue social
- ** Communication**:

- Diffusion et transmission d’informations au personnel
- Mise en ligne des notes d’informations et tableaux de gardes administratives et soignants sur l’Intranet du CHG
- ** Gestion des stages d’étudiants non soignants**:

- Prise de contact avec les cadres des services concernés
- Informer le stagiaire de l’accord ou du refus
- Suivi des conventions de stage

**MISSIONS ANNEXES**:

- Suivi des grèves, enquêtes, statistiques, études diverses

**Profil**:
**PROFIL DE POSTE**:
**Quotité et horaires de travail** : 37h30/semaine du lundi au vendredi (9h - 17h)

**Liaisons hiérarchiques** : DG / DRH / DS / DAF

**Grade souhaité**: Adjoint des cadres ou adjoint administratif - Catégorie B / C

**Savoirs**:

- Connaissance du fonctionnement de l’établissement : liens hiérarchiques et fonctionnels
- Connaissance des statuts de la fonction publique hospitalière : titulaires et contractuels
- Connaissance des projets de l’établissement
- Connaissance de l’environnement et des activités

**Savoir-faire**:

- Maîtriser les outils bureautiques et l’orthographe
- Avoir une capacité d’adaptation et être rigoureux
- Avoir le sens de l’organisation et du classement
- Savoir établir des priorités dans l’exécution des tâches et la transmission des informations
- Respecter les échéances et rappels préalables aux différents interlocuteurs
- Respecter les consignes données par le supérieur hiérarchique

**Savoir être**:

- Sens de l’accueil et de la communication
- Respect de l’obligation de réserve et discrétion dans les transmissions d’informations et du secret professionnel
- Sens du travail en équipe
- Réactivité et disponibilité
- Dynamique et être force de proposition
- Autonomie et prise d’initiative dans le respect de sa délégation

**Moyen mis à disposition**: Bureau avec outils informatiques et de communication

**Localisation** : Centre hospitalier de Guingamp - Bâtiment administratif - Secrétariat de Directions

Informations complémentaires : CDD de 6 mois (renouvelable), prise de poste dès que possible