Office Manager

IVC EVIDENSIA est le premier réseau Européen de cliniques et hôpitaux vétérinaires. WIVETIX SERVICES est le GIE regroupant les fonctions au service des cliniques Vétérinaires en France tels que la Finance, le Marketing, les Ressources Humaines ou les Opérations.

IVC EVIDENSIA, c’est plus de 2 600 cliniques et hôpitaux et environ 40 000 collaborateurs dans 20 Pays en Europe. En France, nous comptons 250 cliniques et plus de 3 000 collaborateurs.

Dans le cadre d’un remplacement, nous recherchons un(e) Office Manager (H/F) en CDI, qui travaillera sous la supervision de notre Directeur Comptable:
En votre qualité d’Office Manager, vous serez un véritable soutien administratif pour un portefeuille de cliniques vétérinaires, dans ce cadre vous interviendrez sur les missions suivantes:

- Réponses aux différentes questions administratives, ceci nécessitant une bonne connaissance des différents prestataires/partenaires/solutions internes de chaque clinique
- Gestion des contrats des prestataires/fournisseurs de chaque clinique:
1/ S’assurer de l’existence des contrats liées aux obligations légales en vigueur,

2/ Mettre en place ou résilier les contrats des prestataires/fournisseurs selon les demandes des cliniques et en lien avec les partenariats du Groupe (intégration d’un nouveau prestataire/fournisseur ; transmission de l’information auprès des prestataires/fournisseurs en cas déménagement de la clinique, etc )

3/ En cas de changement de prestataire ou de fournisseur, réunir l’ensemble des documents de celui-ci nécessaires à la mise en place du contrat et interagir quotidiennement avec les équipes Support (Opérations, Comptabilité, Achats) pour gérer la mise en place et la vie du contrat

4/ À la demande de la clinique ou à votre initiative, alerter la Direction des Achats de l’intérêt de partenariats Groupe si nécessaire
- Résoudre les problèmes techniques opérationnels des cliniques (à la demande de la clinique ou du Directeur Régional)
- Fluidifier la communication avec les équipes du Siège sur les informations formelles des cliniques (Kbis/Contrats/SIRET/etc), et favoriser le partage d’informations
- Archiver les documents légaux des cliniques
- Participer au déploiement des projets et des prérequis du Groupe pour votre portefeuille de cliniques

Cette liste n'est pas exhaustive.

**Votre Profil**:

- Idéalement, de formation BTS Assistant Manager et/ou d’Assistant de gestion PME-PMI, vous justifiez de minimum 3 ans sur une fonction similaire
- Polyvalent(e), rigoureux(se), et autonome, vous savez prioriser et organiser votre travail,
- Dynamique, proactif(ve), vous aimez travailler dans l’urgence et avez une très bonne capacité d’adaptation
- Vous aimez solutionner des problèmes et relever des défis
- Vous maîtrisez les outils de bureautique (Pack Office)
- Vous avez une bonne élocution ainsi qu’un excellent niveau d’orthographe
- Idéalement, vous avez bon niveau d’anglais (niveau B1 minimum)

**Modalités**:

- CDI Temps plein, statut Cadre
- Rémunération fixe : 32 000€ brut par an
- Rémunération variable : 1 mois de salaire

**Avantages**
- Télétravail : 2 jours par semaine
- RTT
- Carte tickets restaurant
- Mutuelle d'entreprise prise en charge à 100%
- Participation au titre de transport à 50%

Type d'emploi : CDI
Statut : Cadre

Salaire : 32 000,00€ par an

Avantages:

- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi

Types de primes et de gratifications:

- Prime annuelle

Lieu du poste : Télétravail hybride (92400 Courbevoie)