Secrétaire Direction

Sauvegarde 13 est une association à but non lucratif, elle compte près de 1 000 salariés. Acteur reconnu dans la Protection de l’Enfant, le secteur Médico-Social et l'Accueil de la Petite Enfance, Sauvegarde 13 gère plus de 30 Etablissements et Services sur le département des Bouches-du-Rhône.

**Présentation de l'établissement**:
La dynamique de l’EANM Vert Pré est de s’inscrire réellement dans le développement de solutions adaptées aux parcours de vie des personnes en matière d’hébergement et d’accompagnement social. Le fil directeur est de l’organiser comme une logique ouverte sur son environnement qui permet aux **personnes en situation de handicap une inclusion sociale dans la vie du quartier..**

Il est situé dans le 9ème arrondissement de Marseille, à proximité de nombreux commerces, des services de proximité, des hôpitaux et des transports en commun et offre un hébergement de qualité avec chambre individuelle et un encadrement adapté aux besoins des personnes accueillies.

Aujourd’hui il est agréé pour recevoir 59 adultes en situation de handicap (déficience intellectuelle) âgés d’au moins 18 ans et orientés par la CDAPH. Il fonctionne en continu, 365 jours par an. Une présence y est assurée 24h sur 24h.

**MISSIONS**

Sous l’autorité de la Direction, la/le Secrétaire de Direction a pour missions principales et générales:

- D’assurer la gestion quotidienne d’un secrétariat de Direction : accueil et orientation des visiteurs, standard téléphonique, traitement du courrier arrivées/sorties, tenue du calendrier de la Direction, organisation des réunions, tenue des dossiers des prestataires et du système de classement/d’archivage.
- De tenir à jour les dossiers des résidents de l’établissement : création des dossiers physiques/dématérialisés sur le logiciel de suivi, classement et archivage selon les mouvements entrées/sorties.
- D’effectuer les commandes relatives au bon fonctionnement de l’établissement : suivi des stocks des produits bureautiques, d’hygiène et d’alimentation, réalisation des commandes, saisie des effectifs repas résidents sur le logiciel du prestataire.
- D’assurer le suivi de la gestion administrative des ressources humaines de l’établissement : création et suivi des dossiers du personnel, saisie des contrats de travail et des avenants sur le logiciel Alfa GRH, suivi des visites médicales, saisie des modifications de plannings sur le logiciel Agiletime.
- De transmettre les éléments variables de paie mensuellement en lien avec le service Paie du siège social : suivi des congés, des absences.
- De participer activement à la vie institutionnelle : élaboration des rapports d’activité, des bilans et projets, réalisation et traitement de données statistiques
- De faciliter la communication interne et externe de l’établissement : prise de notes en réunion, rédaction de comptes rendus et diffusion multicanaux
- De contribuer activement à la démarche d’amélioration continue de la qualité : assurer la veille documentaire par l’actualisation des procédures et des outils.

**QUALIFICATIONS ET QUALITÉS REQUISES**
- Niveau Technicien Qualifié, titulaire du Bac minimum
- Maîtrise de l’outil informatique - Pack Office / Outils collaboratifs
- Capacités rédactionnelles et relationnelles
- Sens de l’organisation et des priorités
- Gestion du stress
- Respect de la confidentialité
- Travail en équipe

**AVANTAGES**
- 1 an d’ancienneté offert dès l’entrée dans l’association et reprise intégrale de l’ancienneté dans le métier
- Qualité du cadre de travail, parking salariés, lieu de restauration, jardin
- Proximité transports en commun, et commerces.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 1 819,78€ à 2 200,00€ par mois

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel