Assistant(E) de Direction

**Détails de l’offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

ASSISTANT(E) DE DIRECTION

**CONTRAT**

CDD; CDI; Mutation

**DESCRIPTIF**

PRESENTATION DE L’ETABLISSEMENT

Le Centre hospitalier Moulins Yzeure (CHMY) se compose de 2 sites:

- le site de Moulins dédié aux soins hospitaliers et ambulatoires de médecine, de chirurgie et d’obstétrique, ainsi qu’à certains établissements médico-sociaux (établissement pour personnes âgées dépendantes - EHPAD, centre d’action médico-sociale précoce - CAMSP )
- le site d’Yzeure spécialisé dans les soins psychiatriques.

Avec 750 lits et 150 places, le CHMY est le 2ème établissement de soins de l’ex région Auvergne. Il répond aux besoins de soins primaires comme hautement spécialisés de la population sur un territoire de santé étendu entre l’Allier, la Nièvre et la Saône-et-Loire.

Les professionnels du CHMY représentent près de 176 équivalents temps plein (ETP) médicaux et 1964 ETP non médicaux.

Les avantages sociaux offerts par le CHMY : Le Comité de Gestion des ?'uvres Sociales, possibilité d’accès à une crèche, restaurant du personnel, assistante sociale, psychologue du travail, accès à l’espace ressourcement et ses ateliers de bien-être, possibilité de télétravail, prise en charge partiel des abonnements transport ou prime mobilité, accès plateforme covoiturage.

LE LIEU

Direction Générale

DEFINITION DU POSTE

Ce poste est le point d’entrée de la Direction Générale. Il est le lien direct entre l’information entrante (public, professionnels internes et externes, institutions, médias) et les membres de la Direction Générale.

L’assistant(e) de direction procède au traitement, à la circulation et au classement des informations et documents. Il/elle assure l’écoute, l’information et l’orientation des usagers ainsi que l’accès à certains de leurs droits, dans le respect des règlementations en vigueur.

MISSIONS
- Accueil téléphonique et orientation du public
- Secrétariat du Secrétaire Général et de la Direction des Affaires Juridiques
- Gestion des courriers physiques et numériques (enregistrement, tri, diffusion)
- Frappe, mise en forme et envoi de documents divers (courriers, notes, rapports )
- Organisation de réunions (gestion planning, invitations, rappels) et suivi de dossiers spécifiques du Secrétariat Général
- Organisation des vœux de la Direction (envoi et cérémonie)
- Suivi et renvoi des enquêtes institutionnelles
- Classement et archivage des dossiers du service
- Gestion logistique : planification des visioconférences, réservation de salles et des véhicules de la Direction, commandes de fournitures, etc.
- Gestion des demandes d’accès aux dossiers médicaux
- Secrétariat de la Commission des Usagers (CDU) en lien avec la Responsable des Relations avec les Usagers

QUALITES ET COMPETENCES SOUHAITEES
- Accueil et orientation du public
- Sens du relationnel, savoir s’exprimer en présence d’une ou plusieurs personnes
- Techniques de secrétariat (classement, frappe, archivage, etc.)
- Capacités rédactionnelles confirmées (fond et forme)
- Grandes rigueur et organisation notamment dans le suivi des dossiers
- Utilisation courante des outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint, Outlook)
- Discrétion, respect du secret professionnel
- Capacité à se former et à s’informer
- Appétence pour la polyvalence et la communication
- Sens du travail d’équipe, capacité à rendre compte
- Capacités de priorisation et d’alerte
- Réactivité, sens de l’initiative (prise d’autonomie avec l’expérience)

LIAISONS FONCTIONNELLES INTERNES

Liaisons hiérarchiques:
Placé(e) sous l’autorité du Secrétaire Général et de la Responsable des Affaires Générales et des Relations avec les Usagers.

Liaisons fonctionnelles:
Avec le Chef d’établissement, la Responsable des Affaires Juridiques et des Coopérations, l’Adjointe des Cadres du service, les Directeurs adjoints, les agents hospitaliers et le public.

QUALIFICATION

Secrétaire et gestion administrative

Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS de direction (niveau III)

CORRESPONDANCES STATUTAIRES EVENTUELLES

Adjoint administratif hospitalier

Assistant médico-administratif

HORAIRES DE TRAVAIL ET CONTRAINTES LIÉS AU POSTE

Plage horaire d’ouverture du secrétariat de 9 h 00 à 17 h 00 du lundi au vendredi dont l’amplitude est à couvrir avec l’adjointe des cadres selon l’organisation établie par le Secrétaire Général.

Toute absence doit être organisée en binôme avec l’adjointe des cadres du service afin d’assurer la continuité du service (notamment pour les congés).

**PERSONNE À CONTACTER**

**ETABLISSEMENT**

Centre hospitalier de Moulins (MCO-SSR)
10, avenue du Général de Gaulle BP 609
03006 Moulins