Assistant de Direction

**Notre raison d’être**

L’Association Anne Boivent accueille des enfants et des adultes en situation de handicap, des personnes âgées et plus généralement toute personne en situation de fragilité. Elle a pour but de les accompagner, de les aider à vivre, en tenant compte de leur histoire et de leur environnement.

Sur notre site de Saint-Sauveur-des-Landes, au sein des établissements Foyer de vie / FAM, l’assistant de direction est chargé d’accueillir, de renseigner et d’orienter les personnes. Les échanges peuvent se faire en présentiel, par téléphone ou par écrit. Premier contact des visiteurs, l’assistant de direction représente souvent l’image de l’établissement.

Il prend en charge le suivi complet de certains dossiers et peut coordonner des projets.

**Les missions exercées**

**1/ Secrétariat et accueil**
- Assure l’accueil physique et téléphonique : accueil, renseignement et orientation des personnes en fonction des besoins.
- Réalise la saisie et la mise en forme des documents administratifs (courriers, notes, dossiers, etc.).
- A la demande de la direction, participe aux réunions et rédige les comptes rendus.
- Gère les espaces de réunion et s’assure de la disponibilité des moyens logistiques et des conditions matériels (vidéoprojecteurs, rallonges, café d’accueil, etc.).
- Gère l’archivage des documents.
- Réceptionne, trie et redistribue le courrier dans l’établissement en assurant sa traçabilité.
- Gère les courriers sortants et garantit la traçabilité.
- Transmet au siège les documents nécessaires aux fonctions supports (comptabilité, RH, qualité, etc.).Suit et réapprovisionne le stock des fournitures de bureau.
- Veille à l’actualisation des affichages dans l’établissement
- Aide les équipes pour la création de tickets GLPI
- Gère la caisse de l’établissement en lien avec le service comptabilité du siège.
- Crée des procédures administratives pour les remplaçants

**2/ Administration des ressources humaines**
- Assure la distribution et gère les règlements des tickets de repas.
- Réceptionne et distribue les fiches de paie.
- Réalise les déclarations d’accident de travail et de trajet.
- Planifie les visites médicales périodiques avec le service de médecine du travail.
- Assure l’accueil et la gestion administrative des stagiaires (organisation des périodes de stage, rendez-vous préalables, etc.)
- Assure la distribution et la compréhension des documents mutuelle et prévoyance CDI non cadre.
- Suivi administratif des résidents:

- Assure le suivi des dossiers administratifs des résidents (préadmission, admission, sortie).
- Réalise les demandes et les renouvellements d’APL ou d’allocations logement, en lien avec les familles.
- Tient à jour le registre des entrées/sorties et le registre des décès.
- Assure le suivi des demandes d’admissions.
- Contrôle les jours de présence des résidents et effectue les déclarations des mouvements des résidents.
- Répond ou oriente les résidents et les familles en fonction de leurs demandes.
- Gère l’argent de poche des résidents à la demande du référent et/ou du représentant du résident.

**3/ Missions spécifiques à l’établissement**
- En lien avec le suivi des AT/MP, assure une mission de référent SST
- Soutient la gouvernante dans la coordination de son service.
- Communication:

- s’assure de la pertinence et de la mise à jour des supports de communication
- représente ponctuellement la direction en interne et en externe selon les besoins.
- Travaille en collaboration avec l’assistante administrative de l’EHPAD de Chaudeboeuf et peut venir en soutient sur certaines missions.
- Suit les indicateurs portant sur l’hébergement temporaire, le PASA, le CPOM, les caractéristiques des résidents et autres à la demande de la direction.

**Votre profil**

Titulaire d’une formation de niveau Bac +2, ou d’une expérience professionnelle réussie dans un poste équivalent, vous êtes reconnu pour vos qualités d’organisation et votre rigueur.

Les interactions fortes avec différents publics (direction, professionnels, résidents, familles, fournisseurs, institutionnels) exigent une capacité d’adaptation à ces différents interlocuteurs, une discrétion certaine et des capacités relationnelles.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et êtes capable de vous adapter aux applicatifs « métier ».

Le poste est à pourvoir en CDI dans le cadre d’un temps plein
- Assise sur des valeurs fortes d’Ouverture, de Solidarité, d’Engagement, de Respect, notre Association est engagée à promouvoir l’égalité et la diversité, dans le recrutement et le développement de ses collaborateurs._

**Type de contrat**: CDI

**Temps de travail**: Temps complet

**Service**: Administratif