Office Manager

En 20 ans, cette entreprise s’est imposée comme une référence dans la restauration d’art et la décoration d’intérieurs. Ses valeurs, son savoir-faire et sa sensibilité artistique, lui valent d’être appelée aussi bien par une clientèle privée haut de gamme que par des établissements de prestige ou des musées nationaux.

Rattaché.e à la responsable administrative, vous vous assurerez du bon fonctionnement du pôle administratif (3 personnes) et assurerez la coordination entre les différents services de l’agence.

Vous serez l’interlocuteur/trice privilégié.e de la direction pour toutes les questions relatives à la gestion quotidienne de l’agence.

Vous serez plus spécifiquement en charge des tâches suivantes:
**Comptabilité fournisseurs** (analytique) - Gestion des sous-traitants et sous-traitants paiement direct : DC4, rédaction des contrats de sous-traitance, mise à jour des pièces administratives tous les 6 mois, mise à jour des pièces administratives sous-traitants dans notre ERP, saisie des contrats dans notre ERP, traitement des factures suivi des paiements directs ) - Rédaction des contrats avec les indépendants

**Services généraux** - Gestion du site - Gestion des contrats imprimantes - Gestion de la réception des colis - Gestion des envois d’échantillons (déco) et de colis (agence) - Gestion et suivi du tableau des exports et des documents afférents - Gestion des contraventions - Gestion des fiches d’investissement - Gestion et suivi du parc informatique - Organisation de campagnes photos régulières avec les conducteurs de travaux, à toutes les étapes importantes des chantiers, pour DOE et documents de communication interne et externe

**Travaux / sécurité** - Assistance sécurité : classeurs de sécurité(en collaboration avec le directeur de travaux) - Actualisation hebdomadaire des suivis de chantiers d’après comptabilité -Gestion de l’espace Sécurité : suivre le remplissage par les conducteurs de travaux et s’assurer du respect des échéances - Suivi de la traçabilité des déchets avec Trackdéchets

**Social / RH** - Actualisation des plans de formation et suivi des formations - Reprise intégrale de l’ensemble du sujet formations + Fongecif + Constructys

**Appels d’offres et support études** - Demande systématique des attestations de maîtrise d’œuvre dès réception et suivi des retours - Mise à jour des dossiers de références au fur et à mesure, dès la réception des chantiers - Impression et envoi des DOE, aide des conducteurs de travaux à la rédaction de DOE - Création et mise à jour systématique d’un listing téléphonique et adresses complet, clients et MOE, privé / public dans outlook pour accès par toute l’agence - Mise à jour régulière du répertoire du standard téléphonique

**Administratif** - Gestion de l’archivage papier et mise en place d’un système archivage amélioré - Mise à jour de toutes les pièces marché dans l’ERP - Gestion des mainlevées de cautions bancaires clients - Suivi des réceptions de chantier

Titulaire d’un BAC+2 minimum, et fort.e d’une première expérience probante sur un poste similaire, vous avez une excellente maîtrise des outils informatiques bureautique. Vous êtes autonome, organisé.e, faites preuve de rigueur et avez le sens du travail en équipe. La maitrise de l’anglais est un plus.(à l'écrit)

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 33 000,00€ à 40 000,00€ par an

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Heures supplémentaires
- Périodes de travail de 12 heures
- Périodes de travail de 8 heures
- Travail posté

Types de primes et de gratifications:

- Heures supplémentaires majorées

Lieu du poste : Un seul lieu de travail