Assistant de Direction

Arcade Tertiaire, groupe ID SEARCH, est spécialisée dans le recrutement de personnel non-cadre et cadre sur des contrats en CDI, CDD ou mission d'intérim.

Présent depuis plus de 15 ans sur le marché du recrutement, notre équipe est experte sur les métiers de l'Assistanat, des Ressources Humaines, du Juridique et de l’ADV / Supply-Chain. Nos collaborateurs mettent tout en œuvre pour évaluer avec pertinence les compétences et aptitudes recherchées.

Notre client, un établissement public qui met en œuvre la politique de la France en matière de développement et de solidarité internationale, recherche dans le cadre d’une mission d’intérim d’un mois renouvelable:
Un Assistant Direction H/F

Type de contrat : Intérim

Localisation : Paris 01

Base hebdomadaire : 35H

Date de prise de poste : immédiatement

Rémunération : 30 000 à 40 000 € brut annuel selon profil

Dans le cadre de vos fonctions, vos missions seront les suivantes:

- Secrétariat juridique - Instances
- Participer à la gestion administrative du secrétariat juridique : appui à l'organisation des réunions du conseil d’administration, organisation de comités spécialisés (CIC notamment) et suivi/diffusion des décisions d'autorisation des concours
- Assurer la circulation de l’information liée au secrétariat juridique (intranet, Oodrive/Boardnox, relations avec les prestataires externes, la DG et les autres directions et avec les directions
- Assister dans le suivi des relations avec les actionnaires et membres du conseil d'administration et des comités

Assurer la gestion administrative de certaines tâches relevant du secrétariat juridique:

- constituer des dossiers de diligences (KYC)
- classer et participer à l'alimentation de la documentation juridique du service;
- suivi, classement et archivage des contrats de prestations de services;
- prise en charge des demandes de traduction et de notarisation ;
- appui à la gestion comptable: prise en charge des factures relatives aux instances/fourniture/notaires/traductions), suivi et enregistrement des commandes

Organiser les missions et déplacements des membres de l’équipe.

Communication - Evènementiel
- Participer à l'élaboration d'outils de communication de la Direction juridique (Newsletter, organigramme, site intranet...)
- Participer à l'organisation des réunions mensuelles et des séminaires internes au Département

Réaliser les missions de secrétariat pour un responsable et les membres d’une équipe:

- Enregistrer, traiter et diffuser des informations (courriers, mails, navette, DHL, appels téléphoniques ) ;
- Organiser l’agenda collectif et prendre des rendez-vous en fonction des priorités du responsable ;
- Tenir à jour le planning des absences, le fichier des agents
- Rédiger des courriers/notes/CR ;
- Assurer l’accueil téléphonique et physique du département
- Réaliser des travaux d’appui pour le service (classement, photocopies/scans, archivage, création et gestion de répertoires, attribution et gestion des droits d'accès aux répertoires, commandes fournitures, gestion des flux de personnel etc.).

Profil recherché:
Titulaire d'un Bac +2 / +3, vous disposez d'une expérience significative sur un poste similaire.

Vous avez une bonne maîtrise de l'anglais et savez synthétiser les informations.

Vous maîtrisez les outils bureautiques standards (Word, Excel, Outlook, Powerpoint) et des outils, fichiers ou logiciels spécifiques.

Type d'emploi : Temps plein, Intérim

Salaire : 30 000,00€ à 40 000,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Formation:

- Bac +2 (BTS, DUT, DEUG) (Optionnel)

Expérience:

- Assistant de direction h/f ou similaire: 1 an (Optionnel)

Langue:

- Anglais (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel