Assistant de Direction

Descriptif du poste
- Mission principale
Placé.e sous la responsabilité du Secrétaire Général, l'assistant.e l'assistera sur le plan administratif et logistique et assurera le secrétariat de la Direction.
Activités
principales
Missions de secrétariat classique : gestion de plusieurs agendas, prise de rendez-vous, gestion des appels téléphoniques, du courrier et des mails, accueil physique, suivi circulation parapheur, mise en forme documents, etc
Organisation et logistique des réunions internes et externes : réservations salles, commande de plateaux repas, assurer la diffusion des documents (convocations, ordre du jour )
Organisation des déplacements : gestion des ordres de mission et des demandes de remboursement sur SAfir
Enregistrement et dispatching du courrier entrant et assurer l'organisation du planning « Courrier »
Organisation des réunions « Assistantes »
Gestion de la gratification des stagiaires de l'agence
Préparation et suivi du planning des congés des assistantes
Suivi de la mise à jour de l'annuaire interne
Commande de fournitures pour la Direction et le département Administration et services transversaux
Gestion et suivi des bons de commandes sur SAfir : réception, attestations,
Soutien à l'assistante du Directeur, et à certains départements de l'agence si nécessaire
Gestion des problèmes d'intendance avec le pôle des Affaires Générales
Participation avec la cellule Achats et Logistique au réapprovisionnement de fournitures nécessaires au bon fonctionnement l'agence
Gestion du planning de réservation salle de réunion
Spécificité(s) et environnement du poste
L'ANRS MIE est une agence de l'urgence et de la crise, qui peut être amenée à demander une disponibilité particulière de ses agents, dans le cadre, le cas échéant, d'un dispositif de compensation (astreintes/contraintes)

Agents fonctionnaires de l'Inserm par voie de mobilité interne
Agents fonctionnaires non Inserm par voie de détachement
Agents contractuels par voie de CDD (renouvelable)
Catégorie
A

Profil recherché
- Connaissances
Maîtrise des outils et des logiciels informatiques
Bonnes notions d'anglais
Savoir-faire
Organisation, rigueur, méthode, autonomie, adaptabilité
Savoir organiser son travail, prioriser et respecter des délais
Capacité à transmettre, restituer et synthétiser l'information
Capacité à gérer des dossiers
Aptitudes
Aisance relationnelle
Sens du dialogue, des responsabilités et esprit d'équipe
Discrétion (confidentialité)
Disponibilité au travail
Expérience(s) souhaité(s)
Expérience souhaitée dans un ou plusieurs postes similaires
Niveau de diplôme et formation(s)
BAC +2, BTS assistant de direction souhaité

LANGUESAnglais

SAVOIR-ÊTRE
- Autonomie- Capacité d'adaptation**Voir plus**

SAVOIR-FAIRE
Achats
Administratif

**Voir plus**

Entreprise
- L'Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations. Il dispose de laboratoires de recherche sur l'ensemble du territoire, regroupés en 12 Délégations Régionales. Notre institut réunit 15 000 chercheurs, ingénieurs, techniciens et personnels administratifs, avec un objectif commun : améliorer la santé de tous par le progrès des connaissances sur le vivant et sur les maladies, l'innovation dans les traitements et la recherche en santé publique.
- Rejoindre l'Inserm, c'est intégrer un institut engagé pour la parité et l'égalité professionnelle, la diversité et l'accompagnement de ses agents en situation de handicap, dès le recrutement et tout au long de la carrière. Afin de préserver le bien-être au travail, l'Inserm mène une politique active en matière de conditions de travail, reposant notamment sur un juste équilibre entre vie personnelle et vie professionnelle.
- L'Inserm a reçu en 2016 le label européen HR Excellence in Research et s'est engagé à faire évoluer ses pratiques de recrutement et d'évaluation des chercheurs.
- Structure:

- L'ANRS | Maladies infectieuses émergentes (ANRS MIE), créée le 1er janvier 2021, est une agence autonome de l'Inserm, ayant pour missions l'animation, l'évaluation, la coordination et le financement de la recherche sur le VIH/sida, les hépatites virales, les infections sexuellement transmissibles, la tuberculose et les maladies infectieuses émergentes et ré-émergentes (infections respiratoires émergentes dont la Covid-19, fièvres hémorragiques virales, arboviroses ).
- Sous la tutelle du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation et du ministère des Solidarités et de la Santé et dirigée par le Pr Yazdan Yazdanpanah, l'ANRS | MIE couvre tous les domaines de la recherche : recherche fondamentale, clinique, en santé publique et en sciences de l'homme et de la société, en mettant l'accent sur l'innovation et de renforcement de partenariats internationaux.
- Autres offres de l'entrepriseSalaire

A négocier

Pris