Adjoint en Gestion Administrative

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Adjoint administratif / Adjointe administrative
Catégorie : C
Corps : Adjoint-e en gestion administrative (ATRF)
BAP : J

CDD de 8 mois.
A pourvoir dès que possible.

Vous assurez un appui opérationnel à la bonne gestion du département.

Les activités principales sont:

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs ), les reproduire et les diffuser
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Classer et archiver des documents

Conditions particulières d'exercice:

- Le soutien à ce département implique la réalisation de tâches d'accueil demandant une présence sur site, pour assurer le bon déroulement des formations sur la semaine entière
- Des évènements sont également organisés hors des horaires habituels. Une activité d'appui logistique pourrait être demandée dans le cadre de ce types d'activités

Connaissances transversales requises:

- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Culture internet
- Techniques de communication

Compétences opérationnelles:

- Accueillir et prendre des messages
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Utiliser les outils bureautiques

Connaissance à acquérir:

- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à la formation doctorale en France

Compétences comportementales:

- Polyvalence
- Savoir appliquer des procédures administratives, juridiques et financières
- Maîtriser l'expression orale et les techniques d'accueil
- Savoir interagir de façon appropriée avec divers interlocuteurs internes et externes : prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
- Savoir organiser son travail avec méthode
- Savoir rendre compte à sa hiérarchie

Savoir être:

- Être autonome, esprit d'initiative et rigueur
- Sens de la confidentialité et loyauté
- Faire preuve de polyvalence et de capacité d'adaptation
- Qualités relationnelles et sens du travail en équipe (interlocuteurs internes ou externes)
- Sens du service public