Adjoint Administratif Mas

**Détails de l’offre**: **POSTE PROPOSÉ** ADJOINT ADMINISTRATIF MAS **CONTRAT** CDI; Détachement; Mutation **DESCRIPTIF** Le CH Charles Perrens recrute dès que possible un adjoint administratif en CDI pour sa Maison D'Accueil Spécialisée de ST MEDARD EN JALLES Mission générale du poste: Secrétariat administratif Accueil et information du public. Activités principales: Fonctionnement de l'établissement: - Accueil et orientation des visiteurs (familles, agents des différents services du CHCP, prestataires extérieurs) - Gestion et traitement des appels téléphoniques (renseignements et prise des messages) - Gestion des départs et arrivées de courrier (éventuels déplacements pour les recommandés au bureau de poste) et distribution aux destinataires - Enregistrement des plaintes et réclamations des usagers et envoi d'un accusé de réception - Programmation des rendez-vous et des réunions - Gestion des agendas de la Direction - Gestion de la réservation des véhicules de la MAS (agendas partagés) et du salon des familles - Création, mise à jour et archivage des dossiers administratifs (dossiers des résidents et dossiers du personnel...) - Mise à jour des annuaires internes - Classement, archivage et reprographie - Mise à jour de la documentation interne (classeur des procédures et autres documents) - Mise à jour de l'affichage des documents réglementaires et des Lilobas. Commandes et factures: - Suivi et relance si nécessaire de la réception des factures (Plateforme Chorus, le cas échéant format papier), contrôle de la concordance entre le bon de commande et la facture - Enregistrement des données relatives à la facturation sur le tableau de suivi interne - Mandatement et liquidation des factures courantes (sur logiciel Hexagone). - Commandes fournitures de bureau (Lyreco) et des dotations hebdomadaires hôtelières et alimentaires. Commission d'admission: - Envoi des dossiers d'admission à la demande des usagers - Gestion des dossiers de demande d'admission - courrier d'accusé de réception - mail à chaque membre de la commission pour analyse - décision de la commission (réponse au demandeur et mise à jour du tableau de suivi) - classement ou archivage du dossier. - Préparation de la commission d'admission: - ordre du jour - mail d'invitation aux membres - mise à jour de la liste d'attente - Comptes rendus des commissions d'admission. Facturation des séjours des résidents - Gestion des dossiers administratifs et de facturation sur HM et Hexagone (demande de pièces, mise en jour du dossier commun informatique et du dossier de facturation) - Enregistrement des mouvements des entrées-sorties sur HM (internat et accueil de jour) - Enregistrement des mouvements sur la plateforme RESID ESSMS - Facturations mensuelles des séjours et gestion des contentieux en lien avec le Trésor Public, le service des Finances, les organismes sociaux, les mutuelles et les représentants légaux... - Envoi et classement. Régies: - Régisseur suppléant des régies d'avances et de recettes résidents et régie menues dépenses en l'absence du régisseur titulaire. Diplôme et/ou qualification : diplôme qualifiant pour le secrétariat Compétences nécessaires: Savoir (connaissances): Environnement Windows, outils bureautiques, logiciel Hexagone, messagerie interne Outlook, Hôpital Manager Maîtrise de l'orthographe. **PERSONNE À CONTACTER** CELLULE RECRUTEMENTS **ETABLISSEMENT** Maison d'Accueil Spécialisée "Soleil des Jalles" Avenue du Preuilha 33160 SAINT MEDARD EN JALLES