Assistant.e Administratif.ve

il y a 5 heures


Lyon, France Chambéry Temps plein

Sous l’autorité du Directeur de Cabinet, l’assistant.e administratif.ve contribue au bon fonctionnement du Cabinet et du secrétariat des élu.es. Il-elle assure au quotidien des tâches de secrétariat en coordination avec l'ensemble du cabinet, et en lien avec la Direction générale et les services.

**Description**:
MISSIONS PRINCIPALES:
Accueil téléphonique et physique:

- Identifie, qualifie la demande, évalue son degré d'urgence, filtre, transmet et oriente
- Délivre une information de premier niveau aux interlocuteurs internes et externes
- Accueille les personnes se rendant au Cabinet

Suivi des invitations:

- Enregistre, diffuse, et traite les invitations, en lien avec le Directeur de Cabinet, les élu.es et les services concernés

Assistance administrative:

- Met en forme et valorise les supports écrits
- Rédige les courriers types
- Met à jour les bases de données
- Organise le classement et l’archivage (papier et numérique)
- Commande et gère les fournitures pour le Cabinet

Suivi des courriers:

- Suit les parapheurs courriers/notes à la signature du maire et des élus, les circuits de visas
- Assure une veille et un suivi des courriers Cabinet dans Acropolis

Accompagnement des élus:

- Assure la diffusion d’informations aux élus
- Est l’interlocuteur des élus sur leurs besoins administratifs et leur apporte une assistance
- Oriente les demandes des élus.

COMPETENCES REQUISES:

- Connaitre le rôle et le fonctionnement d’un Cabinet au sein d’une administration
- Maitriser parfaitement l’orthographe, la syntaxe et la grammaire
- Maîtriser les outils informatiques, bureautiques, partagés et collaboratifs (Word, Excel, PPT, Acropolis, e-RH, Applic-Va, Rainbow, etc.)
- Appliquer les techniques d’accueil physique et téléphonique
- Etre capable d’organiser son activité et ses priorités et savoir être réactif
- Savoir solliciter sa hiérarchie et ses collègues en cas de nécessité
- Etre force de propositions
- Posséder des qualités relationnelles et une capacité d’adaptation aux différents interlocuteurs
- Faire preuve de courtoisie, empathie, capacité d’écoute et de communication
- Avoir le sens du travail en équipe.

Renseignements complémentaires auprès du service recrutement 04 79 60 23 21



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