Agent D'accueil Et de Gestion Administrative

**Missions**:
Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon (510 000 habitants-es) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels.

Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l’équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l’écoute de ses habitants-es.

Pour accompagner ce projet, la Ville de Lyon bénéficie d’un budget de 800 millions d’euros et de l’engagement d’une administration municipale forte de près de 8 500 agents-es présents-es au quotidien auprès des Lyonnaises et des Lyonnais.

La Délégation Générale Proximité et Relations aux Habitants est la porte d’entrée des habitants et usagers pour toutes leurs démarches (accueil physique et à distance). Elle participe avec les Mairies d’arrondissement à la définition des parcours usager et œuvre à plus de participation et de concertation du public. A ce titre, la Délégation pilote la plateforme de concertation citoyenne et le premier budget participatif de la Ville de Lyon.

Le 4ème Arrondissement compte une population de 36 600 habitants. La mairie du 4ème est composée de 31 agents-es dont la mission première est de développer et faciliter les démarches de service aux habitants.

Un accueil physique personnalisé est ainsi proposé aux lyonnais-es 6 jours sur 7.
- Les prestations proposées recouvrent 3 grands thèmes.
- L’identité et la citoyenneté : titres d’identités, élections, état civil, recensement, stationnement.
- La famille : petite enfance, scolaire, logement social, seniors.
- La vie locale : conseil de quartier, vie associative, espace public, urbanisme.

L’organisation est scindée en 3 services : Affaires Décentralisées, Affaires Publiques, Proximité - Travaux.

Missions : Sous l'autorité du responsable du service des Affaires Publiques, vous exercez votre activité principalement au Pôle Etat civil de la Mairie.
- Interlocuteur-trice de proximité des usagers, vous représentez l’image de la collectivité et répondez aux attentes des usagers conformément au cadre réglementaire.

**Profil**:
Activités principales:

- Au sein du pôle Etat-civil, vous avez en charge l’accueil de l’usager pour toutes demandes liées à son état civil:

- enregistrer les naissances, établir et mettre à jour les registres d’état-civil,
- produire et mettre à jour les livrets de famille, les actes d’état-civil (naissances, mariages, décès),
- constituer les dossiers (mariages) et célébrer les mariages,
- concevoir des dispositifs de recueil des demandes des usagers et de régulation - médiation ,

Vous serez amené à organiser et à mettre en œuvre des dispositifs d’accueil du public, à évaluer et optimiser la qualité du service rendu à l’usager.
Vous pourrez être amener à participer à des réunions d’information en lien avec le service Affaires Publiques.

Activités spécifiques:

- 1. Assistance et appui technique:

- élaborer des préconisations,
- élaborer ou mettre à jour des supports de formation/guides/procédures,
- participer à des réunions.
- 2. Compte rendu d'activité:

- proposer des solutions et des adaptations,
- rendre-compte à la hiérarchie,
- élaborer et tenir à jour des tableaux et rapports de suivi d'activité.
- 3. Conduite et contrôle des procédures administratives:

- élaborer les circuits et les procédures administratives,
- transmettre des informations et documents administratifs,
- collecter, exploiter et organiser des données administratives et/ou financiéres,
- rédiger et renseigner des documents administratif,s
- recueillir, classer et archiver des documents,
- analyser quantitativement et qualitativement les dossiers.
- 5. Suivi juridique:

- rédiger les documents et les actes administratifs,
- suivre l’activité (statistiques, BMO, ),
- suivre les actes administratifs,
- suivre l'évolution de la réglementation.

Profil recherché:

- Connaissances
- Textes et procédures régissant l’état-civil
- Techniques de base dans les différents domaines d’activité des mairies d’arrondissement, en vue de la polyvalence avec les autres guichets
- Méthodes et outils d'analyse et de diagnostic
- Organisation et gestion du temps
- Techniques rédactionnelles
- Procédures administratives
- Progiciels spécialisés (city, selligent, )
- Organisation administrative de la collectivité
- Statut de la fonction publique
- Vocabulaire professionnel
- Techniques de classement et d'archivage
- Règlementaires et législatives selon son domaine de spécialité
- Techniques de médiation
- Outils de suivi d'activité
- Technique de gestion des conflits
- Gestion du temps de travail
- Logiciels bureautiques
- Qualités:

- Goût du contact avec le public
- Vapacité à décoder et apprécier toute la demande de l'usager par des techniques d'écoute active, de questionnement, de reformulation
- communiquer des informatio