Assistant.e de Gestion Intervenants Externes

_**ENTREPRISE**:_

Audencia a l’ambition non pas d’être la meilleure école du monde mais une école meilleure pour le monde. Par son ADN doté d’audace et de leadership sur les questions environnementales et sociétales, Audencia se revendique aujourd’hui et pour le futur comme un acteur de transformation de la société.

Prestigieuse école de management basée en France (Paris, Nantes et La Roche-sur-Yon) et à l’International (Chine, Brésil, Maroc, Tunisie), Audencia accompagne chaque année plus de 6000 étudiants pour qu’ils deviennent des acteurs responsables, sensibilisés aux enjeux sociétaux de demain.

C'est également une entreprise en pleine croissance qui emploie plus de 480 collaborateurs et qui offre un environnement de travail épanouissant et respectueux des équilibres de vie.

A ce titre, nous sommes à la recherche de talents ambitieux, souhaitant rejoindre un projet de transformation sociétale et étant capable de faire vivre nos valeurs.

Vous souhaitez participer à cette aventure, rejoignez-nous
- **POSTE**:_

Dans le cadre d’un CDD d’un an, à pourvoir avant l’été idéalement, nous recrutons un.e Assistant.e administrative pour la gestion de nos Intervenants Externes F/H de notre campus Parisien.

**Votre rôle ?** Etre le.la référent.e de nos intervenants externes pour les accompagner et les guider pendant leur mission a Audencia, dans leur suivi administratif.

**Qui sont nos intervenants externes ?**Ce sont des professionnels et/ou des enseignants qui viennent, en complément des professeurs de notre faculté permanent, assurer des cours, des ateliers, des conférences etc. auprès de nos étudiants et apprenants. Ils sont plus d’un millier, chaque année, à intervenir dans nos différents programmes.

**Quels seront vos principaux interlocuteurs internes ? **Votre manager direct, la Directrice du Campus, et en fonctionnel, l’équipe RH basée à Nantes. Vous interagirez également en transversalité avec de nombreuses directions : la direction financière, la direction des programmes, la faculté etc.

Au quotidien, vos missions prendront plusieurs dimensions:
**Gestion Administrative**:

- Relai RH pour le suivi et l’accompagnement des professeurs permanents
- Accueil physique et téléphonique des professeurs permanents et externes
- Suivi et vérification des dossiers administratifs dans notre SI métier (come-in)
- Affectation et contrôle des informations permettant le suivi budgétaire

**Contractualisation**:

- Elaboration des contrats d’intervention spécifiques aux intervenants en fonction de leur statut d’intervention (salarié.e ou prestataire de service)
- Contrôle de conformité et envoi des éléments contractuels aux intervenants

**Facturation**:

- Vérification et approbation des factures d’honoraires
- Validation des interventions et rapprochement budgétaire
- Relance facture et Gestion des litiges

Ces missions ne sont pas exhaustives, et vous pourrez, en fonction de votre profil et de vos appétences participer à d’autres missions telles que:

- Rédaction de support (guide pratique)
- Organisation d’évènements- **PROFIL**:_

Vous avez une expérience réussie sur des missions de gestion administrative, dans lesquelles vous avez pu faire preuve d’autonomie, de rigueur et d’organisation.

L’esprit d’équipe et la bienveillance seront également des clés de réussite dans vos missions.

Vos excellentes capacités relationnelles vous seront précieuses pour interagir au quotidien avec les différentes parties prenantes internes.

Vous êtes par ailleurs à l’aise avec les outils informatiques.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 12 mois

Salaire : 30 000,00€ à 34 000,00€ par an

Avantages:

- Horaires flexibles
- Participation au transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Horaires flexibles
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois

Lieu du poste : Un seul lieu de travail