Assistant.e de Direction

Req ID:429385

À la tête des entreprises qui s’engagent vers un avenir plus vert, Alstom développe et commercialise des solutions de mobilité qui apportent les fondements durables pour l'avenir des transports. Notre portefeuille de produits s'étend des trains à grande vitesse, métros, monorails et tramways jusqu’aux systèmes intégrés, services sur mesure, infrastructures, signalisation et solutions de mobilité numérique. Nous rejoindre, c'est rejoindre une entreprise bienveillante, responsable et innovante où plus de 70 000 personnes ouvrent la voie à une mobilité plus verte et plus intelligente, dans le monde entier.

Nous recherchons un.e assistant.e pour notre équipe Tender & Project Office Sous la responsabilité du VP Appels d'Offres et Gestion de Projets, Jean-Marc Tessier, vous apporterez un soutien exécutif aux équipes travaillant dans cette organisation et effectuerez des tâches administratives avec compétence, dynamisme et convivialité. Un rôle varié et responsable nécessitant de solides compétences administratives‚ informatiques‚ organisationnelles et de communication et une attitude proactive.

Parce que vous êtes très organisé.e et dynamique, vous apporterez également votre soutien aux responsables de Gestion la Performance du Cash et de la Planification ainsi qu’à leurs équipes respectives

Vos principales responsabilités seront:

- Tenir à jour l'agenda professionnel des Vice-Président.e.s et des Directeurs/Directrices, organiser des réunions et des rendez-vous, ainsi que faire l'interface avec les assistants des autres Vice-Président.e.s et de la haute direction pour organiser des réunions et des événements communs
- Gestion des voyages : Création et gestion de bout en bout des voyages en relation avec l'outil/agence de réservation de voyages et gestion des processus VISA.
- Support aux notes de frais
- Suivre mensuellement les dépenses du département (déplacements, consulting, autres) et faire des rapports réguliers de ces dépenses auprès des VPs
- Prendre en charge les demandes d'achat, les bons de commande des équipes, y compris la gestion des requêtes des fournisseurs externes
- Gestion des factures : création des fournisseurs, création des commandes d'achat et suivi auprès des fournisseurs et service comptabilité avec gestion des dépenses
- Soutien administratif à l'intégration des nouveaux arrivants
- Traiter les demandes et les questions soulevées par les membres de l'équipe
- Produire des rapports, des présentations et des mémoires

Votre Profil
- Vous avez plus de 5 ans dans un rôle d’assistant.e administrative de direction ou un autre poste de secrétariat.adjoint.e
- Vous maîtrisez de MS Office avec une expertise dans Word, PowerPoint et Excel
- Vous parlez anglais courant
- Vous faites preuve de discrétion et confidentialité
- Vous avez une compréhension complète des systèmes et procédures de gestion de bureau
- Vous avez d’excellente compétences en résolution de problèmes, en pensée critique et en communication
- Vous faites preuve de proactivité dans les réponses et êtes efficaces face aux problèmes et défis urgents
- Vous avez d’excellentes capacités d'organisation et de planification et de solides compétences interpersonnelles

Alstom est une entreprise leader dans le secteur de la mobilité, qui résout les grands défis de la mobilité de demain. C'est pour cela que nous valorisons les personnes curieuses et innovantes qui sont passionnées par l’idée de travailler ensemble afin de réinventer la mobilité, de la rendre plus intelligente et plus durable. Jour après jour, nous construisons une culture agile, inclusive et responsable. Nos équipes, venant d’horizons différents, se voient offrir des opportunités d'apprendre, de se développer et de construire leur carrière en évoluant sur différentes fonctions et sites géographiques. Êtes-vous prêt à rejoindre une véritable communauté internationale pour une aventure stimulante et impactante ?

**Equal Opportunities Statement**:
**Job Type**:Expérimenté