Adjoint Administratif(Ve) à 100% Aux Instituts de

**POSITION DANS LA STRUCTURE**:
- **Liaisons hiérarchiques**

Placé sous l’autorité de l’adjointe des cadres

- **Liaisons fonctionnelles**

Equipe Pédagogique, administrative, de maintenance, professionnels des services de soins, services supports du Centre Hospitalier

- **Composition de l’équipe**
- Directrice des soins,
- Cadre Supérieure de santé,
- Coordinatrice pédagogique,
- Cadres de santé,
- Infirmiers,
- Technicien informatique,
- Adjointes des cadres,
- Adjoints administratifs,
- ASHQ

**MissionS généraleS**:

- Accueil physique et téléphonique, gestion des entrées par visiophone
- Information des publics concernant les formations initiales et continues, les études et les professions et les sessions de préparations à l’admission en instituts de formations paramédicales
- Communication avec les différents publics
- Relations avec les prescripteurs (France Travail, France Handicap, France Jeunes) : information, suivi des dossiers, bilans
- Relations avec les étudiants
- Relations avec les services administratifs, économiques, techniques du Centre Hospitalier dans le cadre de l’organisation logistique
- Planification des salles pour les demandes externes
- Participation aux forums et aux journées d’information
- Se tenir informé de l'évolution de la réglementation

**Missions spécifiques**:

- Suivi administratif d’une promotion d’étudiants en soins infirmiers (suivi et tenue du dossier de l’étudiant dans le logiciel scolarité, saisie et suivi des absences, établissement et envoi des conventions aux lieux de stages, impression et distribution des documents de stage, suivi et retour des conventions, saisie des absences et suivi individuel des étudiants sur le logiciel de France Travail)
- Suivi des paiements des frais de scolarité des étudiants
- Suivi et suppléance des instances (ICOGI, section pédagogique, section disciplinaire)
- Création et suivi des dossiers de financement sur les logiciel Kairos et Transition Pro
- Gestion des commandes pour l’IFSI (MAGH 2) et hors DDS en lien avec l’adjointe des cadres
- Suivi des demandes de travaux pour l’IFSI
- Suivi des demandes de bourse pour les 3 promotions
- Gestion du service sanitaire (commande et suivi)
- Gestion des centrales incendie et intrusion

**RESSOURCES MISES A DISPOSITION**:

- Matériel et équipements de bureau, matériel informatique, logiciels
- Formations aux logiciels spécifiques et à la gestion documentaire

**APTITUDES**:

- Capacités de synthèse et d’adaptation
- Sens des responsabilités
- Ordre et rigueur
- Disponibilité, réactivité, esprit d’équipe
- Maîtrise de la navigation internet, aisance dans la manipulation des outils de communication en ligne (Skype, Teams, zoom )
- Maîtrise des logiciels bureautiques des instituts ou capacité à intégrer rapidement de nouveaux systèmes
- Maîtrise avancée du pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

**COMPETENCES**:
**Qualifications**
- Capacités relationnelles, sens de l’accueil, discrétion professionnelle
- Sens du travail en équipe
- Bienveillance et ouverture d’esprit

**Savoir-faire**
- Savoir s'organiser et prioriser ses actions
- Etre diplomate
- Respecter les procédures administratives

**HORAIRES***:

- Poste à temps plein, du lundi au vendredi, horaires modulables en fonction de l’organisation pédagogique sur la base de 35 heures par semaine entre 8h et 17h30
- Présence certains samedis durant l’année scolaire (sessions de préparations aux épreuves d’admission, journées portes ouvertes, forums d’informations )
- Planification annuelle des congés en lien avec l’encadrement
- Exercice sur le site Joliot et ponctuellement sur les IFP
- Respect des exigences institutionnelles
- Ce profil de poste peut être sujet à modifications en fonction de l’évolution des organisations de travail et des activités pédagogiques et administratives._

Type d'emploi : Temps plein

Avantages:

- Intéressement et participation
- Prise en charge du transport quotidien
- RTT

Expérience:

- Gestion Administrative: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel