Gestionnaire Administratif Au Pôle Des Thèses

**Mission(s) principale(s)**:
Le gestionnaire apporte son appui aux doctorants et HDR de l’inscription à la soutenance. Il accompagne les doctorants tout au long de leur doctorat y compris après la soutenance du diplôme sur toutes les questions administratives et réglementaires

**Place du poste dans l’organisation**:
Le gestionnaire est rattaché au Pôle des thèses, sous la responsabilité technique du responsable, sous la direction du chef du service des Concours, de la Scolarité et des Thèses (CoST)

**Spécificités du poste**:

- Respect de la réglementation
- Respect des délais
- Respect d’une stricte confidentialité
- Accueil du public en français et en anglais
- Télétravail possible sous conditions de la charte en vigueur à l’ENS et des besoins du service.

**Champ des relations**:
En interne
- Services administratifs de l’ENS
- Directeurs des écoles doctorales
- enseignants chercheurs

En externe
- Collège doctoral de PSL
- Écoles doctorales
- Rectorat (dans le cadre de l’édition des diplômes)

**Activités et responsabilités**:
**a) Coordination et réalisation des activités administratives liées au doctorat**:

- Inscrire les doctorants de 2ème et 3ème années
- Accueillir, informer et orienter les doctorants et divers publics de l’ENS
- Gérer administrativement des présentations HDR
- Gérer administrativement des conventions de cotutelles
- Entretenir des relations avec les services administratifs des universités des doctorants en cotutelles ainsi qu’avec ceux des Écoles Doctorales
- Remise des diplômes de doctorat et HDR
- Participer aux autres activités du pôle/ service en fonction des besoins

**b) Système d’information et communication**:
**c) Activités Associées**:

- Produire des statistiques et suivi des enquêtes
- Répondre aux demandes d’information des autres services et de l’extérieur
- Procéder à l’archivage des pièces administratives

**Compétences**:
**Connaissances requises où à développer**:

- Connaitre l’environnement de l’Enseignement Supérieur
- Connaître l’organisation et le fonctionnement de l’ENS
- Connaître les techniques de gestion administrative
- Connaître l’environnement bureautique (logiciels Coriandre et ADUM)
- Connaître la législation liée à la formation doctorale
- Compétences linguistiques **indispensables** : Compréhension et expression écrite et orale en anglais - niveau B2 minimum

**Savoir-faire**:

- Savoir travailler en équipe
- Savoir utiliser les logiciels de bureautique
- Savoir respecter un planning
- Organiser le classement et archivage des documents

**Qualités personnelles et relationnelles**:

- Savoir informer et rendre compte à son supérieur hiérarchique des problèmes rencontrés
- Être organisé, méthodique et polyvalent
- Savoir respecter la confidentialité des informations traitées

Niveau de recrutement : B

**Prise de fonction**: dans les meilleurs délais.

**Lieu de travail**: 45 rue d’Ulm, Paris

**Conditions de travail **:37h30 de temps de travail hebdomadaire ; 49 jours de congés/RTT par an. Télétravail possible.

**Poste ouvert **aux contractuels(CDD de 1 an - Rémunération selon grille et expérience).

L’ENS est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité

**DEPOT DES CANDIDATURES PAR MAIL**

**Merci d’envoyer votre dossier complet (CV, lettre de motivation et prétentions salariales nettes mensuelles.**

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 5 mois

Salaire : 1 900,00€ à 2 200,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport

Programmation:

- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : Un seul lieu de travail