Gestionnaire Administrative Du Pôle Des Doctorantes Et Des Doctorants

**Métier**:
Pilotage - Aide administratif (Pilotage)

**Intitulé du poste**:
Gestionnaire administrative du Pôle des Doctorantes et des Doctorants H/F

**Missions/Activités**:
L'Institut Pasteur, Institut de recherche Interdisciplinaire et International, contribue depuis plus de 130 ans à l'histoire de la science avec une immense renommée. Fidèle à l'esprit humaniste de son fondateur, l'Institut Pasteur défend le caractère avant-gardiste nécessaire à la conduite de recherches biomédicales de pointe.
Sur notre campus de 5 hectares en plein Paris (15è arrondissement), dans un environnement multiculturel et stimulant, 3000 personnes collaborent ensemble.
La mission de la Gestionnaire administrative du Pôle des Doctorantes et des Doctorants (Pôle Doct.), au sein de la Direction de l'Enseignement de l'Institut Pasteur (IP), consiste à apporter un support administratif aux composantes du Pôle Doct. afin de les aider à assurer leurs missions respectives dans les meilleures conditions et dans le respect des délais impartis.

1)Support administratif du Pôle Doct:

- Gestion de l'agenda du Responsable du Pôle Doct.
- Superviser les finances globales du Pôle Doct.
- Organiser l'agenda et rédaction des comptes-rendus des réunions du Pôle Doct.
- Accueillir et accompagner les doctorant.e.s lors de leur arrivée sur le campus (parcours d'accueil, plateforme Tutorat « My Tutorat Pasteur »),.
- Veiller à la complétude des données sur la plateforme « My Tutorat Pasteur », notamment en ce qui concerne leur parcours doctoral (PhD, MD-PhD, PPU).
- Gérer les remboursements des frais universitaires des doctorant.e.s.
- Contribuer à l'organisation d'événements et de formations du Pôle Doct (cérémonie de remise de diplômes, journées d'accueil, etc.).

2) Support administratif aux Écoles Doctorales partenaires:

- Participer à l'organisation des Jurys de thèse pour l'ED BioSPC
- Participer à la refonte des Comités de Suivi individuels pour l'ED BioSPC.
- Gérer les affiliations et les inscriptions IP auprès des Écoles Doctorales.
- Annoncer l'ouverture des concours doctoraux aux chercheurs du campus et suivre les dossiers IP (concours et hors concours).
- Suivre, en synergie avec la DARRI et le responsable Sécurité Défense, les inscriptions universitaires des doctorant.e.s de l'IP.
- Participer à la gestion des appels d'offre et aux actions communes avec les Écoles Doctorales partenaires.
- Assurer un appui administratif pour l'accès des doctorant.e.s aux formations.

3) Support administratif du Tutorat:

- Organiser la logistique des webinaires, réunions et communications du Tutorat de l'IP.
- Suivre et relancer les rapports des doctorant.e.s et tuteur.rice.s sur « My Tutorat Pasteur ».
- Transmettre au Secrétariat Général Scientifique les informations sur les bourses de soudure.
- Assurer la communication interne sur le Tutorat.

4) Communication du Pôle Doct:

- Mettre en valeur les actions du Pôle Doct en interne (écran du Pôle Doct.) et en externe (réseaux sociaux-LinkedIn).
- Contribuer à la création, la mise à jour et la diffusion des supports de communication (dépliants, flyers, etc.).

**Profil**:
La gestionnaire du Pôle Doct. doit avoir à la fois des compétences opérationnelles, relationnelles et comportementales.

1) Compétences opérationnelles:

- Excellente organisation et gestion de tâches multiples.
- Suivi rigoureux des dossiers et de leur archivage.
- Travail en équipe et interactions harmonieuses avec divers interlocuteur.trice.s.
- Autonomie dans la gestion de certaines activités du service.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Adobe).
- Compétences en gestion de bases de données et production d'indicateurs.
- Anglais niveau C1/C2.

2) Compétences relationnelles et comportementales:

- Sens de l'initiative et autonomie.
- Organisation et gestion de la charge de travail.
- Rigueur, précision et capacité d'analyse.
- Compétences relationnelles et de communication.
- Respect des règles et capacité d'adaptation.
- Aptitude à maintenir des relations professionnelles harmonieuses.
- Recherche d'informations et écoute active.
- Adaptabilité à un environnement de recherche.

Vos conditions et environnement de travail:

- Politique de congés très favorable (32 CP après intégration)
- Possibilité de télétravail
- Forfait mobilité douce ou remboursement de 75% des titres de transport
- Cantine d'entreprise, restaurants, cafétérias
- Mutuelle familiale (gratuité conjoints/enfants) et service de santé pour les collaborateurs sur le campus
- Salles de sports, 30 activités culturelles/artistiques/sportives sur le campus
- Engagements RSE forts, et initiatives des collaborateurs encouragées
- Environnement multiculturel (plus de 75 nationalités sur le campus)

**Type de contrat**:
Contrat à durée indéterminée

**Temps de travail**:
Temps plein

**Travail le we**:
Non

**Astreintes**:
Non

**Déplacements**:
France

**Niveau d'années d'expérience souhaitée**:
6 à 10 ans

**Niveau d'étude souhaité**