Office Manager

**A propos**:
Créée en 2008, Altus Energy (30 collaborateurs) est un acteur majeur de l 'industrie photovoltaïque en Europe. Altus Energy a développé et financé des générateurs de toute puissance, représentant un total de 200 MW partout en France, en grande toitures et en centrales au sol de forte puissance.

Nous sommes spécialisés dans l'exploitation, la maintenance et la gestion administrative des centrales existantes.

Nous sommes une entreprise innovante qui est à l'écoute des propositions d'évolution de la part de ses collaborateurs. Nous privilégions un climat social serein avec une ambiance de travail conviviale. L'équipe de direction est très proche de ses collaborateurs.

Nous travaillons en étroite collaboration avec TSE (Entreprise du Groupe), spécialisée dans le développement, la conception, le financement, la construction et l'exploitation de centrales photovoltaïques au sol et de solutions agrivoltaïques.

**Le poste**:
Vos activités & Responsabilités
- Gestion générale des bureaux (sièges et établissements secondaires) de la société occupés par les équipes et demandes liées au fonctionnement de ces bureaux
- Approvisionnement, équipement et fonctionnement général des locaux (badges, clés, imprimantes, scanners...)
- Relations avec les syndics de copropriété
- Administration des divers abonnements et services souscrits pour les bureaux (ménage, surveillance, entretien etc...)
- Aspect légaux (affichages obligatoire, sécurité, accès etc...)
- Gestion des mouvements de salariés dans logiciel dédié
- Gestion des notes de frais des salariés via logiciel dédié
- Gestion de boîtes courriels génériques (administrative, facturation, juridique)
- Gestion du courrier et des appels téléphoniques.
- Mise en signature de document sur plateforme de signatures électroniques.
- Classement et archivage des documents sous format dématérialisé sur serveur et en version papier dans les classeurs d'archives
- Gestion de fournitures du bureau et des frais de bouche.
- Gestion du parc automobile et démarches administratives afférentes
- Suivi des loyers (bureaux, centrales, terrains)
- Suivis des assurances (centrales, bureaux, véhicules).
- Calculs et suivis des loyers des centrales.
- Suivi, envois et classement des documents pour la société et ses filiales
- Gestion du parc informatique et téléphonique en support d'un service externe dédié
- Récupérer les factures clients et fournisseurs.
- Organisation des événements (séminaires, réunions)
- Intégration des factures sur logiciel dédié.
- Refacturation entre sociétés du groupe via logiciel dédié
- Facturation de la production d'électricité pour les filiales
- Facturation des prestations de gestion administrative et de maintenance.
- Mise à jour du tableau des tarifs d'achat auprès d'EDF.
- Programmation et exécution des virements sur logiciel dédié.
- Rapprochements bancaires et équilibrage des comptes via logiciel dédié.
- Suivi des cumuls générateurs concernant la production des différentes centrales.
- Suivi du cash-flow prévisionnel.
- Suivi des tableaux de trésorerie et de financements

**Profil recherché**:

- Une expérience réussie de 3 ans minimum sur un poste similaire.
- Une bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, logiciels de comptabilité et gestion de notes de frais, etc.).
- Un sens de la communication et du relationnel, avec une capacité à travailler en autonomie tout en étant force de proposition.
- Une bonne gestion des priorités et une aptitude à travailler dans un environnement dynamique.
- Un esprit d'équipe et un intérêt pour la vie d'entreprise et l'animation interne.

L'ensemble de nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.